ESTUDIO DE CASO
Historia de un cliente 11er
11er Nahrungsmittel GmbH es un fabricante de alimentos y un actor importante en la industria alimentaria austriaca, especializado en la producción de especialidades de patata congelada de alta calidad y especiales.
Desafío
El reto: Gestionar un gran número de documentos de artículos y proveedores en un único sistema.
En este caso particular, el reto para el fabricante de alimentos consistía en gestionar un gran número de documentos de productos y proveedores en un único sistema. Los productos son principalmente materias primas (productos adquiridos a proveedores para su posterior procesamiento, como queso crema, almidón, mantequilla o tocino picado). Para cada uno de estos productos y proveedores, se requieren certificados y documentos específicos, como especificaciones del producto, diagramas de flujo HACCP, cuestionarios de evaluación de riesgos, declaraciones de OMG, certificados orgánicos, certificados reconocidos por GFSI y muchos otros, que deben obtenerse, verificarse, aceptarse o rechazarse y archivarse. Todos estos pasos deben documentarse.
Antes de Simvia
Antes, teníamos que consultar el estado de ciertos documentos y certificados en varias hojas de cálculo de Excel. Usábamos las tablas para recopilar los datos de las solicitudes individuales a cada proveedor y se las enviábamos por correo electrónico. Esto no solo consumía mucho tiempo y esfuerzo, sino que también resultaba frustrante tener que solicitar manualmente los documentos necesarios a los proveedores, sobre todo si los documentos devueltos estaban incompletos o eran incorrectos. Añadíamos recordatorios a nuestro calendario y nos manteníamos en contacto con el proveedor.
La información estaba dividida en hojas de cálculo de Excel para materias primas, mercancías y proveedores, lo que hacía que actualizar la estructura de la cadena de suministro fuera propenso a errores y encontrar la información necesaria fuera una tarea que consumía mucho tiempo. Estos procesos manuales no solo requerían mucho trabajo, sino que también eran muy difíciles de seguir para los becarios, por ejemplo, por lo que este trabajo no se podía delegar.
Solución
Durante la implementación y la puesta en marcha, el equipo de Simvia proporcionó inicialmente una hoja de cálculo de Excel y ayudó con la introducción de datos. La principal tarea de 11er Nahrungsmittel GmbH consistió en configurar las etiquetas correctas y, ocasionalmente, corregir los datos maestros. El resto lo realizó el equipo de éxito del cliente de Simvia, y 11er Nahrungsmittel GmbH agradeció el apoyo y la ayuda recibidos durante todo el proceso.
Resultado
La implementación de Simvia ha mejorado sustancialmente nuestros flujos de trabajo. La plataforma nos permite gestionar nuestros documentos y certificados de forma transparente y organizada. Muchos procesos manuales que consumían mucho tiempo son ahora cosa del pasado. Simvia nos permite presentar documentación registrada automáticamente sobre la revisión y aceptación de documentos durante las auditorías y proporciona una visión general clara del estado de cumplimiento de nuestros artículos y proveedores.
En consecuencia, el tiempo necesario para gestionar y revisar los documentos se ha reducido significativamente gracias al uso de Simvia. Se destacó como especialmente útil la capacidad de definir reglas de requisitos que ayudan a 11er Nahrungsmittel GmbH a recopilar sistemáticamente la información necesaria. El resultado: Simvia ha supuesto un notable aumento de la eficiencia en nuestra gestión de calidad.
La plataforma ofrece diversas funciones útiles, como una visión general mejorada de proveedores y artículos, una gestión optimizada de nuestros requisitos y un panel de control para supervisar nuestras tareas. Las solicitudes automatizadas, el almacenamiento centralizado de documentos y la documentación de auditoría automática han aumentado nuestra seguridad durante las auditorías. Simvia facilita la demostración de una visión general completa del cumplimiento de los requisitos.
En esencia, Simvia no solo ha optimizado los flujos de trabajo, sino que también ha aumentado la eficiencia, la sensación de seguridad y la transparencia en las operaciones de 11er Nahrungsmittel GmbH.
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