ESTUDIO DE CASO
Caso de éxito de Northern Greens
Northern Greens es una empresa comercializadora de frutas, verduras y productos vegetales que trabaja con una amplia gama de productos frescos, hierbas líquidas, pastas de chile y proteínas vegetales de una extensa red de proveedores, donde el cumplimiento normativo y la preparación para auditorías son fundamentales para sus operaciones. Gracias a Simvia, ahora automatizan la gestión de la documentación de sus proveedores y se mantienen al día con certificaciones como GLOBALG.A.P. CoC para ahorrar tiempo y prepararse para las auditorías de manera más eficiente.
Desafío
Cuando Lysaris Escalante empezó a trabajar en Northern Greens, al principio se sintió abrumada por tener que tratar directamente con muchos proveedores y gestionar gran cantidad de documentos. Si bien su empresa comercializa frutas y verduras, también trabaja con hierbas líquidas, pastas de chile y proteínas extruidas de origen vegetal. Debido a la variedad de sus productos, el número de proveedores con los que trabajan es elevado, llegando a ser de al menos 150.
Antes de Simvia
Tener que redactar y enviar manualmente correos electrónicos para obtener toda la documentación necesaria era una tarea ardua, agravada por la necesidad de obtener la certificación de Cadena de Custodia (CoC) de GLOBALG.AP, que exige que los responsables de calidad estén al tanto de estos documentos las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Si bien Northern Greens contaba con un sistema para la gestión documental de proveedores, según Lysaris, este requería demasiado trabajo manual, especialmente al prepararse para las auditorías anuales. El principal desafío radicaba en el seguimiento con los proveedores, ya que la única herramienta de Lysaris era marcar los correos electrónicos en Outlook y luego estar pendiente de si había recibido respuesta. Todo el proceso resultó ser muy laborioso y engorroso.
Solución
La empresa llevaba tiempo buscando una solución para simplificar este proceso, cuando Frederic Unger, de Simvia, se puso en contacto con Lysaris y le propuso que Northern Greens utilizara los servicios de Simvia.
Simvia es una plataforma que garantiza el cumplimiento normativo en todo momento. Esto es posible gracias a la recopilación y gestión automatizadas de la documentación de los proveedores, así como a la visión integral de toda la cadena de suministro. Además, la colaboración con las bases de datos GLOBALG.AP y BRC protege a los usuarios manteniéndolos al día sobre los posibles riesgos en la cadena de suministro.
Uno de los factores decisivos para que Northern Greens se pasara a Simvia fueron las notificaciones automáticas a los proveedores cuando alguno de sus documentos está a punto de caducar, lo que ahorra a Lysaris la tarea de tener que enviar muchos correos electrónicos para recoger el certificado más reciente.
Resultado
Principalmente, nuestra plataforma iba a ayudar a la empresa a prepararse para la auditoría del Código de Conducta, ya que esta exige que se verifique la validez de todos los certificados de proveedores antes de cada transacción de venta. Si bien inicialmente esto se hacía revisando cada documento individualmente, ahora Lysaris solo tiene que esperar a recibir una notificación informándole sobre un certificado de proveedor suspendido; de lo contrario, puede confiar en que los certificados son válidos. En palabras de Lysaris: «Esto ahorra muchísimo tiempo y el auditor quedó satisfecho con esta forma de trabajar».
Lysaris quedó muy satisfecha con la introducción a la plataforma y con la atención al cliente. Siempre que tuvo algún problema, recibió ayuda con prontitud, no solo respondiendo a sus consultas, sino también resolviendo su problema lo antes posible. Por ejemplo, necesitaba un certificado que no estaba disponible en el sistema y, en menos de dos horas, su problema se solucionó. La experiencia de Lysaris concluyó de forma positiva, afirmando: «En general, estoy muy contenta con el servicio que ofrecen, tanto por ser una herramienta para cumplir con todos los requisitos necesarios como por el servicio y la asistencia recibidos».
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