ESTUDIO DE CASO
OGV Nordbaden eG ahorra más del 50 % del tiempo en la gestión de datos de proveedores utilizando Simvia.
OGV Nordbaden eG es una empresa centrada en la gestión del cumplimiento normativo de los proveedores, recopilando y manteniendo certificados clave como IFS, QS, certificaciones orgánicas y sellos de calidad regionales para estar siempre preparados para las auditorías y cumplir con la normativa.
Desafío
El desafío de utilizar hojas de cálculo en la gestión de datos de cumplimiento de proveedores
Antes de implementar Simvia, recopilábamos y gestionábamos la información sobre el cumplimiento de nuestros proveedores mediante hojas de cálculo de Microsoft Access y Excel. Este proceso era extremadamente lento y engorroso, ya que requería solicitudes y recordatorios manuales. Solicitar manualmente certificados como IFS, QS, marcas de calidad regionales, certificaciones orgánicas y otros documentos de proveedores, como declaraciones de cumplimiento, por correo electrónico, suponía un gran reto.
Además, el uso de Microsoft Access no era ni fácil ni intuitivo, lo que significaba que solo una persona en la empresa podía programar la base de datos cuando se necesitaban cambios. Esta dependencia de una sola persona suponía un riesgo significativo, provocando cuellos de botella y retrasos.
La decisión de considerar Simvia surgió a raíz de varios desafíos. La falta de facilidad de uso y la complejidad de las hojas de cálculo de Excel y Microsoft Access dificultaban el trabajo eficiente. Visualizar las estructuras de la cadena de suministro era imposible, y el mantenimiento de los datos resultaba tedioso y propenso a errores. Quedó claro que se necesitaba una solución más moderna e intuitiva para satisfacer las crecientes demandas de nuestro negocio.
Antes de Simvia
“ Antes de Simvia, dependíamos en gran medida de procesos manuales, que consumían mucho tiempo y eran propensos a errores. Con Simvia, no solo hemos optimizado nuestros procesos, sino que también hemos mejorado significativamente la seguridad y la precisión de nuestros datos de cumplimiento. Simvia es intuitiva, lo que ha simplificado enormemente los flujos de trabajo de nuestro equipo. La plataforma nos ha ayudado a gestionar los datos de los proveedores de forma más eficiente, ahorrándonos entre un 50 % y un 60 % de nuestro tiempo. ”
Solución
Un factor clave en la elección de Simvia fue la amplia gama de funcionalidades específicas que ofrece la plataforma. La visión general del cumplimiento normativo, que aporta un valor añadido significativo, es especialmente importante, ya que permite realizar búsquedas de proveedores de forma rápida y precisa. La facilidad de uso de la función de búsqueda y las conexiones a las bases de datos QS y GLOBALG.AP han simplificado enormemente nuestro trabajo. Además, Simvia permite el envío automatizado de solicitudes por correo electrónico, la creación de subproveedores y el mapeo de las estructuras de la cadena de suministro, junto con sus comprobaciones de cumplimiento, y facilita consultas sencillas a proveedores intermedios desde proveedores directos.
Estas funcionalidades simplifican y agilizan significativamente nuestros procesos, lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo. Antes de decidirnos por Simvia, consideramos otras soluciones, pero ninguna cumplía con nuestros requisitos específicos. Simvia nos ofreció una solución óptima que combinaba todas las funcionalidades necesarias, a la vez que resultaba rentable y fácil de usar.
La implementación y puesta en marcha de Simvia se desarrollaron sin problemas. El sistema se integró rápidamente en nuestro flujo de trabajo diario y el equipo de Simvia brindó un excelente soporte. La interfaz de usuario intuitiva y las instrucciones claras facilitaron la transición, permitiendo que los empleados se adaptaran rápidamente al nuevo sistema.
Resultado
Una de las principales ventajas de Simvia es la mayor seguridad durante el proceso de auditoría. Con la plataforma, se puede acceder a todos los documentos relevantes de forma rápida y sencilla, lo que simplifica enormemente el proceso. Esto no solo reduce el estrés y la incertidumbre durante las auditorías, sino que también garantiza que la empresa cumpla con la normativa en todo momento. Nuestros auditores también quedaron muy impresionados con la plataforma y nos dieron una valoración muy positiva sobre nuestra gestión de proveedores.
La visión general del cumplimiento normativo, la eficiente función de búsqueda y las conexiones a las bases de datos QS y GLOBALG.AP han resultado especialmente útiles. Estas funciones permiten una gestión rápida y precisa de los datos de los proveedores y la información de cumplimiento. La facilidad para filtrar y buscar distintos tipos de documentos e información de proveedores aumenta la flexibilidad y la eficiencia en la gestión de datos.
Recomendamos a otras empresas que utilicen la plataforma Simvia para sus próximas auditorías, asegurándose de que toda la documentación e información relevante esté actualizada y completa. El uso de las funciones de búsqueda y filtrado puede ahorrar mucho tiempo durante las auditorías. Además, es aconsejable aprovechar las actualizaciones y la formación periódicas para utilizar el sistema de forma óptima y mantenerse al día.
En general, Simvia ha mejorado significativamente nuestra eficiencia operativa, simplificado los procesos de trabajo y facilitado la gestión del cumplimiento normativo. La plataforma no solo nos ahorra entre un 50 % y un 60 % de nuestro tiempo, sino que también ofrece mayor seguridad de datos y facilidad de uso, lo que la convierte en una solución esencial para nuestra empresa.
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