CASE STUDY
Comment Simvia a transformé la gestion de la conformité pour Unlimited Group
Unlimited Group est un producteur, importateur et exportateur mondial de produits frais, spécialisé dans les fruits, les noix et les légumes à travers six unités commerciales différentes.
Challenge
Du suivi manuel à la conformité automatisée : le parcours de Judith Kayster avec Simvia.
L'équipe Simvia a rencontré Judith Kayster, responsable de la conformité chez Unlimited Group. Elle utilise la plateforme Simvia au quotidien depuis son arrivée chez Unlimited Group. Judith nous a expliqué comment elle utilise Simvia pour simplifier, automatiser et optimiser ses tâches quotidiennes. Découvrez son témoignage ci-dessous.
Avant Simvia
Avant Simvia, la gestion de la conformité chez Unlimited Group était fragmentée et manuelle, chaque unité opérationnelle assurant le suivi de ses propres documents. Gérer des informations aussi diverses au sein de plusieurs divisions serait extrêmement complexe sans plateforme centralisée. Simvia offre à Judith les outils nécessaires pour maintenir le contrôle et la visibilité.
« La plupart utilisaient des feuilles Excel », se souvient Judith.
« Maintenant, lorsque nous recevons des demandes de vérification préalable de la part de clients, nous devons indiquer quels producteurs sont impliqués et la validité des documents. Je récupère simplement ces informations auprès de Simvia. »
Solution
Pour Judith, Simvia n'est pas qu'un simple logiciel : c'est un outil indispensable. Elle utilise la plateforme quotidiennement pour gérer la documentation de conformité des six unités commerciales, assurant le suivi de tout, des certificats de sécurité alimentaire à la documentation des fournisseurs.
« J’exporte toutes les informations dont j’ai besoin, sans avoir à ouvrir chaque document pour vérifier les dates. »
Plus important encore, Simvia a automatisé de nombreuses tâches routinières qui, autrement, accapareraient le temps de Judith.
Grâce à l'automatisation basée sur des règles, une fois que Judith a configuré le système selon ses besoins, Simvia prend en charge le suivi de conformité régulier, lui permettant ainsi de se concentrer sur des activités à plus forte valeur ajoutée. Elle souligne que l'automatisation est l'un des principaux avantages :
« Le fait que je puisse définir les exigences de mes clients et que le système fasse le travail à ma place, c'est vraiment très utile. C'est comme mon assistant. »
Result
La transformation d'Unlimited Group a été remarquable. Ce qui nécessitait auparavant d'ouvrir chaque document et de vérifier manuellement ses dates de validité peut désormais être réalisé par une simple exportation.
« Maintenant, j'exporte simplement toutes les informations dont j'ai besoin depuis Simvia sans avoir à ouvrir chaque document pour vérifier ses dates de validité », explique Judith.
Ce gain d'efficacité est particulièrement précieux pour répondre aux demandes de vérification préalable des clients, lorsque Judith doit compiler rapidement des informations sur des producteurs spécifiques et vérifier la validité des documents.
