CASE STUDY
Storia di un cliente n. 11
11er Nahrungsmittel GmbH è un'azienda produttrice di alimenti e un attore di primo piano nell'industria alimentare austriaca, specializzata nella produzione di specialità di patate surgelate di alta qualità.
Challenge
La sfida: gestire un gran numero di documenti relativi ad articoli e fornitori in un unico sistema.
In questo caso specifico, la sfida per il produttore alimentare consisteva nel gestire un gran numero di documenti relativi ad articoli e fornitori in un unico sistema. Gli articoli sono principalmente materie prime (beni acquistati da fornitori per la successiva lavorazione, ad esempio formaggio spalmabile, amido, burro o pancetta a cubetti). Per ciascuno di questi articoli e per i fornitori sono richiesti certificati e documenti specifici, come specifiche di prodotto, diagrammi di flusso HACCP, questionari di valutazione del rischio, dichiarazioni OGM, certificati biologici, certificati riconosciuti dal GFSI e molti altri, che devono essere ottenuti, verificati, accettati o rifiutati e archiviati. Tutti questi passaggi devono essere documentati.
Prima di Simvia
"In passato, dovevamo verificare lo stato di determinati documenti e certificati consultando vari fogli di calcolo Excel. Utilizzavamo le tabelle per raccogliere i dati relativi alle singole richieste da inviare a ciascuno dei nostri fornitori e le inoltravamo via e-mail. Non solo era un processo lungo e laborioso, ma era anche frustrante dover richiedere manualmente i documenti necessari ai fornitori, soprattutto se quelli ricevuti erano incompleti o errati. Dovevamo quindi impostare dei promemoria sul calendario e contattare regolarmente i fornitori."
"Le informazioni erano suddivise in fogli di calcolo Excel per materie prime, prodotti e fornitori, il che rendeva l'aggiornamento della struttura della catena di approvvigionamento soggetto a errori e la ricerca delle informazioni necessarie un'operazione dispendiosa in termini di tempo. Questi processi manuali non solo richiedevano un grande impiego di manodopera, ma erano anche molto difficili da gestire per gli stagisti, ad esempio, quindi questo lavoro non poteva essere delegato."
Solution
Durante la fase di implementazione e onboarding, il team Simvia ha inizialmente fornito un foglio di calcolo Excel e ha assistito nell'inserimento dei dati. Il lavoro principale per 11er Nahrungsmittel GmbH consisteva nell'impostare i tag corretti e, occasionalmente, nel correggere i dati anagrafici. Il resto è stato gestito dal team di Customer Success di Simvia e 11er Nahrungsmittel GmbH ha apprezzato il supporto e l'assistenza forniti durante tutto il processo.
Result
"L'introduzione di Simvia ha migliorato radicalmente i nostri flussi di lavoro. La piattaforma ci permette di gestire documenti e certificati in modo trasparente e organizzato. Molti processi manuali e dispendiosi in termini di tempo sono ormai un ricordo del passato. Simvia ci consente di presentare una documentazione registrata automaticamente relativa alla revisione e all'accettazione dei documenti durante gli audit e fornisce una chiara panoramica dello stato di conformità dei nostri articoli e fornitori."
Di conseguenza, grazie all'utilizzo di Simvia, il tempo necessario per gestire e verificare i documenti si è ridotto significativamente. La possibilità di definire regole di requisito che consentono a 11er Nahrungsmittel GmbH di raccogliere sistematicamente le informazioni necessarie è stata considerata particolarmente utile. Il risultato: Simvia ha portato a un notevole aumento dell'efficienza nella nostra gestione della qualità.
"La piattaforma offre una varietà di funzioni utili, tra cui una migliore panoramica di fornitori e articoli, una gestione ottimizzata dei nostri requisiti e una dashboard per il monitoraggio delle nostre attività. Le richieste automatizzate, l'archiviazione centralizzata dei documenti e la documentazione automatica per gli audit hanno aumentato la nostra sicurezza durante le verifiche. Simvia semplifica la dimostrazione di una panoramica completa della conformità ai requisiti."
In sostanza, Simvia non solo ha ottimizzato i flussi di lavoro, ma ha anche aumentato l'efficienza, il senso di sicurezza e la trasparenza nelle operazioni di 11er Nahrungsmittel GmbH.
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