CASE STUDY
OGV Nordbaden eG risparmia oltre il 50% del tempo nella gestione dei dati dei fornitori grazie a Simvia.
OGV Nordbaden eG è un'azienda specializzata nella gestione della conformità dei fornitori, che si occupa di raccogliere e mantenere le certificazioni chiave, come IFS, QS, certificazioni biologiche e marchi di qualità regionali, per garantire la conformità e la prontezza agli audit.
Challenge
La sfida dell'utilizzo dei fogli di calcolo nella gestione dei dati di conformità dei fornitori
"Prima di implementare Simvia, raccoglievamo e gestivamo le informazioni sulla conformità dei nostri fornitori utilizzando Microsoft Access e fogli di calcolo Excel. Questo processo era estremamente dispendioso in termini di tempo e macchinoso, poiché richiedeva richieste e solleciti manuali. Richiedere manualmente certificati come IFS, QS, marchi di qualità regionali, certificazioni biologiche e altri documenti dei fornitori, come le dichiarazioni di conformità, tramite e-mail, rappresentava una sfida non indifferente."
Inoltre, l'utilizzo di Microsoft Access non era né semplice né intuitivo, il che significava che solo una persona in azienda era in grado di programmare il database quando erano necessarie modifiche. Questa dipendenza da un'unica persona rappresentava un rischio significativo, causando colli di bottiglia e ritardi.
"La decisione di valutare Simvia è stata dettata da diverse problematiche. La scarsa usabilità e la complessità dei fogli di calcolo Excel e di Microsoft Access rendevano difficile lavorare in modo efficiente. Visualizzare le strutture della catena di fornitura era impossibile e la gestione dei dati risultava tediosa e soggetta a errori. È diventato evidente che era necessaria una soluzione più moderna e intuitiva per soddisfare le crescenti esigenze della nostra azienda."
Prima di Simvia
“ Prima di Simvia, ci affidavamo in gran parte a processi manuali, che richiedevano molto tempo ed erano soggetti a errori. Con Simvia, non solo abbiamo ottimizzato i nostri processi, ma abbiamo anche migliorato significativamente la sicurezza e l'accuratezza dei nostri dati di conformità. Simvia è intuitiva da usare, il che ha semplificato notevolmente i flussi di lavoro del nostro team. La piattaforma ci ha aiutato a gestire i dati dei fornitori in modo più efficiente, facendoci risparmiare almeno il 50-60% del nostro tempo. ”
Solution
"Un fattore chiave nella scelta di Simvia è stata l'ampia gamma di funzionalità specifiche offerte dalla piattaforma. La panoramica sulla conformità, che offre un significativo valore aggiunto, è particolarmente importante in quanto consente ricerche rapide e precise sui fornitori. La facilità d'uso della funzione di ricerca e le connessioni ai database QS e GLOBALG.AP hanno semplificato notevolmente il nostro lavoro. Inoltre, Simvia permette di automatizzare le richieste via e-mail, creare subfornitori e mappare le strutture della catena di fornitura, insieme ai relativi controlli di conformità, e consente di effettuare semplici interrogazioni sui fornitori a monte dai fornitori diretti."
"Queste funzionalità semplificano e velocizzano notevolmente i nostri processi, con un conseguente risparmio di tempo considerevole. Prima di scegliere Simvia, abbiamo valutato altre soluzioni, ma nessuna soddisfaceva le nostre esigenze specifiche. Simvia ha offerto una soluzione ottimale che combina tutte le funzionalità necessarie, rimanendo al contempo conveniente e facile da usare."
"L'implementazione e l'inserimento in Simvia si sono svolti senza intoppi. Il sistema è stato rapidamente integrato nel nostro flusso di lavoro quotidiano e il team di Simvia ha fornito un supporto eccellente. L'interfaccia utente intuitiva e le istruzioni chiare hanno facilitato la transizione, consentendo ai dipendenti di adattarsi rapidamente al nuovo sistema."
Result
"Uno dei principali vantaggi di Simvia è la maggiore sicurezza durante il processo di audit. Grazie alla piattaforma, è possibile accedere a tutti i documenti rilevanti in modo rapido e semplice, semplificando notevolmente la procedura di verifica. Ciò non solo riduce lo stress e l'incertezza durante gli audit, ma garantisce anche che l'azienda rimanga sempre conforme alle normative. Anche i nostri auditor sono rimasti molto colpiti dalla piattaforma, fornendoci un feedback positivo sulla gestione dei nostri fornitori."
La panoramica sulla conformità, l'efficiente funzione di ricerca e le connessioni ai database QS e GLOBALG.AP si sono rivelate particolarmente utili. Queste funzionalità consentono una gestione rapida e precisa dei dati dei fornitori e delle informazioni sulla conformità. La possibilità di filtrare e ricercare facilmente diversi tipi di documenti e informazioni sui fornitori aumenta la flessibilità e l'efficienza nella gestione dei dati.
"Consigliamo alle altre aziende di utilizzare la piattaforma Simvia per i prossimi audit, assicurandosi che tutta la documentazione e le informazioni pertinenti siano aggiornate e complete. L'utilizzo delle funzioni di ricerca e filtro può far risparmiare molto tempo durante gli audit. Inoltre, è consigliabile approfittare degli aggiornamenti e della formazione periodici per utilizzare il sistema in modo ottimale e rimanere sempre aggiornati."
"Nel complesso, Simvia ha migliorato significativamente la nostra efficienza operativa, semplificato i processi di lavoro e agevolato la gestione della conformità. La piattaforma non solo ci fa risparmiare almeno il 50-60% del nostro tempo, ma offre anche maggiore sicurezza dei dati e facilità d'uso, rendendola una soluzione essenziale per la nostra azienda."
