CASESTUDIE
Klantverhaal Biofrusan
Biofrusan beheert complexe informatie over de naleving van leveranciersregels binnen grote producentencoöperaties met veel onderaannemers, en vertrouwt daarbij op certificeringen zoals BRC, GlobalG.A.P., IFS, biologisch en Fairtrade om auditklaar te blijven.
Uitdaging
De grootste uitdaging was de tijdrovende e-mailcorrespondentie en de regelmatige handmatige controle van compliance-documenten. Het overzicht verliezen over lange toeleveringsketens met talloze fabrikanten en constant zoeken naar ontbrekende of verlopen documenten was frustrerend. Het handmatig doorzoeken van externe databases naar actuele leveranciersinformatie was een extra belasting. In deze context bood de introductie van Simvia een revolutionaire oplossing voor deze uitdagingen op het gebied van compliancebeheer.
Voor Simvia
Voordat we Simvia implementeerden, hadden we te maken met uitdagingen op het gebied van compliancebeheer. Het beheren van de compliance-informatie van leveranciers bleek complex. Het bijhouden van vervaldatums in Excel was inefficiënt, net als een eigen kwaliteitscontroleplatform dat te complex en onoverzichtelijk was. Documenten werden op harde schijven opgeslagen en certificaten werden handmatig via e-mail verzameld. Dit leidde niet alleen tot een gebrek aan overzicht, maar ook tot aanzienlijk tijdverlies en onzekerheid, met name bij het beheer van grote producentencoöperaties met veel onderaannemers. Zodra de verantwoordelijke persoon op vakantie was, was de documentverzameling niet langer volledig gegarandeerd. De vervanger moest telkens worden bijgewerkt, wat ook tijdrovend was.
Oplossing
De uitstekende oplossingen van Simvia omvatten de integratie van databasekoppelingen zoals BRC en GlobalG.AP, wat resulteert in uitgebreid en geautomatiseerd gegevensbeheer. Het systeem haalt automatisch en in realtime alle BRC- en GlobalG.AP-certificeringsstatussen van leveranciers op om bijvoorbeeld te controleren of ze voldoen aan de eisen van Integrated Farm Assurance en GRASP. De mogelijkheid van het platform om automatisch leveranciersvragenlijsten, leveranciersverklaringen, nalevingsverklaringen, product- en verpakkingsspecificaties, evenals IFS-, biologische en Fairtrade-certificaten en andere documenten te verzamelen, heeft niet alleen de handmatige inspanningen geminimaliseerd, maar ook geresulteerd in consistente en betrouwbare gegevensverzameling.
De geautomatiseerde aanvragen en meldingen van Simvia hebben het gehele informatieverzamelingsproces aanzienlijk vereenvoudigd. Voorheen moesten documenten handmatig via e-mail worden verzameld, wat leidde tot een grote foutmarge en inefficiënte communicatie. Met het Simvia-platform gebeurt dit automatisch, wat niet alleen tijd bespaart, maar ook de nauwkeurigheid en volledigheid van de verzamelde informatie garandeert.
Het Simvia-dashboard biedt een helder en uitgebreid overzicht van de nalevingsstatus. Dit maakt effectieve zelfcontrole mogelijk en minimaliseert de noodzaak voor tijdrovende handmatige controles. De mogelijkheid om product- en verpakkingsspecificaties op te slaan, helpt bovendien om alle relevante informatie op één centrale locatie te consolideren en het overzicht te behouden. Dankzij de flexibiliteit van Simvia kunnen we individuele aanpassingen maken en inspelen op veranderende eisen. Dit is cruciaal, niet alleen om aan de huidige behoeften te voldoen, maar ook om toekomstige ontwikkelingen te monitoren.
Resultaat
De introductie van Simvia heeft de compliance binnen ons bedrijf aanzienlijk verbeterd. Voordat we Simvia gebruikten, besteedden we veel tijd aan het handmatig controleren van documenten en de communicatie met leveranciers. Deze tijdrovende processen behoren nu tot het verleden, omdat Simvia ons ongeveer 70% van onze tijd bespaart. Het platform stelt ons in staat om het dashboard dagelijks in slechts enkele minuten te controleren, wat resulteert in aanzienlijke tijdsbesparing en een verhoogde efficiëntie.
Met Simvia voelen we ons veiliger, vooral tijdens audits. Doordat we vlak voor de audit alle benodigde documenten in één oogopslag kunnen bekijken, verbetert niet alleen de voorbereiding, maar hebben we ook positieve feedback ontvangen van auditors van IFS Broker en auditors van EU-organische bedrijven. Het platform heeft de communicatie tussen de verschillende afdelingen ook aanzienlijk verbeterd. Geautomatiseerde aanvragen en de mogelijkheid om berichten achter te laten, vergemakkelijken de transparante uitwisseling van informatie. Dit bevordert niet alleen de interne samenwerking tussen kwaliteitsmanagement, verkoop en inkoop, maar verbetert ook de flexibiliteit en het aanpassingsvermogen aan veranderende eisen.
Een andere belangrijke vooruitgang is het behoud van kennis en de mogelijkheid om afwezigheden op te vangen. Simvia heeft het mogelijk gemaakt om kennis over nalevingsvereisten beter te documenteren. Het platform is naadloos toegankelijk tijdens afwezigheid, wat resulteert in een betere continuïteit.
Het platform maakt het ook veel gemakkelijker om aan de klantvraag te voldoen. Zelfs in afwezigheid van de hoofdverantwoordelijke kunnen automatisch aangevraagde documenten snel worden gevonden en aan klanten worden doorgestuurd.
Onze tips voor bedrijven die het Simvia-platform willen gebruiken:
Gebruik de proefversie uitgebreid om alle functies te leren kennen.
Betrek verschillende afdelingen actief bij het gebruik van het platform.
Ontdek de functies voor geautomatiseerde verzoeken en meldingen om er optimaal gebruik van te maken.
Stimuleer het team om het platform actief te verkennen, zodat ze de mogelijkheden en voordelen ervan beter begrijpen.
Al met al heeft het Simvia-platform niet alleen onze compliance-managementprocessen geoptimaliseerd, maar ook geleid tot verhoogde efficiëntie, verbeterde auditbeveiliging en een betere klantenservice. Biofrusan vond de implementatie en onboarding van Simvia prettig en eenvoudig.
Alle vragen tijdens de introductiefase werden duidelijk beantwoord en de gebruikersinterface bleek zeer intuïtief. De proefversie stelde me in staat de functies grondig te verkennen, wat het begrip en de acceptatie bevorderde. Zelfs voor minder technisch onderlegde gebruikers was Simvia gemakkelijk en effectief in gebruik. Bovendien wordt het platform continu doorontwikkeld, waardoor het steeds gebruiksvriendelijker wordt. Ook de klantenservice verdient een vermelding, aangezien de medewerkers van Simvia altijd klaarstaan om te helpen met vragen of onduidelijkheden.
Blog
Supply chain compliance
Agriplace wordt Simvia: een nieuwe naam voor een nieuw tijdperk van compliance in voedselketens.
Naarmate supply chains in omvang en reikwijdte zijn gegroeid, weerspiegelt onze nieuwe naam de verschuiving van een platform in de agrarische sector naar een complete infrastructuur voor de gehele Food & beverage
31 mrt 2026
Whitepaper
Regulations
PPWR ontrafeld: Wat bedrijven moeten weten over de EU-verpakkingswetgeving
De PPWR (Packaging and Packaging Waste Regulation) vertegenwoordigt een grote verandering in de manier waarop verpakkingen worden ontworpen, vervoerd en verwerkt aan het einde van hun levenscyclus.
28 mrt 2026
