CASESTUDIE
Klantenverhaal Northern Greens
Northern Greens is een handelaar in fruit, groenten en plantaardige producten. Ze werken met een breed scala aan verse producten, vloeibare kruiden, chilipasta's en plantaardige eiwitten, afkomstig van een groot netwerk van leveranciers. Compliance en auditvoorbereiding zijn essentieel voor hun bedrijfsvoering. Dankzij Simvia automatiseren ze nu het beheer van leveranciersdocumenten en blijven ze op de hoogte van certificeringen zoals GLOBALG.A.P. CoC, waardoor ze tijd besparen en zich efficiënter kunnen voorbereiden op audits.
Uitdaging
Toen Lysaris Escalante bij Northern Greens begon, was ze aanvankelijk overweldigd door de vele leveranciers waarmee ze rechtstreeks moest samenwerken en de enorme hoeveelheid documenten die ze moest verwerken. Haar bedrijf handelt niet alleen in groenten en fruit, maar ook in vloeibare kruiden, chilipasta's en plantaardige eiwitten. Door deze uiteenlopende producten hebben ze te maken met een groot aantal leveranciers, minstens 150.
Voor Simvia
Het handmatig schrijven en versturen van e-mails om alle juiste documenten te verkrijgen was een ontmoedigende taak, die nog werd verergerd door de vereiste GLOBALG.AP Chain of Custody (CoC)-certificering, waarvoor kwaliteitsmanagers 24/7 toezicht moesten houden op deze documenten. Hoewel Northern Greens een systeem had voor documentbeheer voor leveranciers, vereiste dit volgens Lysaris te veel handmatig werk, met name bij de voorbereiding op de jaarlijkse audits. De grootste uitdaging was het opvolgen van leveranciers, aangezien Lysaris alleen de e-mails in Outlook kon markeren en vervolgens in de gaten moest houden of ze een antwoord had ontvangen. Het hele proces was uiteindelijk erg tijdrovend en rommelig.
Oplossing
Het bedrijf was op zoek naar een oplossing om dit proces te vereenvoudigen, toen Frederic Unger van Simvia contact opnam met Lysaris en voorstelde dat Northern Greens gebruik zou maken van Simvia.
Simvia is een platform dat ervoor zorgt dat aan alle compliance-eisen altijd wordt voldaan. Dit is mogelijk dankzij de geautomatiseerde verzameling en het beheer van leveranciersdocumenten, en door inzicht te bieden in de gehele toeleveringsketen. Bovendien beschermt de samenwerking met de GLOBALG.AP- en BRC-databases gebruikers door hen op de hoogte te houden van potentiële risico's in de toeleveringsketen.
Een van de doorslaggevende factoren voor Northern Greens om over te stappen op Simvia was de automatische melding aan leveranciers wanneer een van hun documenten bijna verloopt. Hierdoor hoeft Lysaris niet langer talloze e-mails te versturen om het meest recente certificaat op te vragen.
Resultaat
Ons platform zou het bedrijf vooral helpen zich voor te bereiden op de CoC-audit, aangezien deze vereist dat alle leverancierscertificaten vóór elke verkooptransactie op geldigheid worden gecontroleerd. Waar dit aanvankelijk gebeurde door elk document afzonderlijk te controleren, hoeft Lysaris nu alleen nog maar af te wachten of ze een melding krijgt over een geschorst leverancierscertificaat; anders kan ze erop vertrouwen dat de certificaten geldig zijn. Lysaris verwoordde het als volgt: "Dit scheelt enorm veel tijd en de auditor was erg tevreden met deze manier van werken."
Lysaris was erg tevreden over de introductie van het platform en de klantenservice. Telkens wanneer ze een probleem had, kreeg ze direct hulp, niet alleen in de vorm van een antwoord, maar ook doordat haar probleem zo snel mogelijk werd opgelost. Zo had ze bijvoorbeeld een certificaat nodig dat niet in het systeem beschikbaar was, en binnen twee uur was haar probleem opgelost. Lysaris' verhaal eindigde positief met de woorden: "Over het algemeen ben ik erg tevreden over de service die jullie bieden, zowel als hulpmiddel om aan alle vereisten te voldoen als over de service en ondersteuning die ik heb ontvangen."
Webinar
Regulations
PPWR in de praktijk: Wie is waarvoor verantwoordelijk, en hoe kunnen QA-teams zich zo goed mogelijk voorbereiden?
De PPWR introduceert nieuwe vereisten voor QA- en compliance teams. Ontdek wie waarvoor verantwoordelijk is, wat er verandert en hoe u zich hierop kunt voorbereiden.
6 mei 2026