CASESTUDIE
Windau kiest voor Simvia als centraal platform voor leveranciersgegevensbeheer, wat de samenwerking tussen afdelingen bevordert.
Windau is een in Duitsland gevestigde fabrikant die bekend staat om hoogwaardige worstproducten en hamspecialiteiten, naast innovatieve vleesvervangende alternatieven, en die klanten bedient met hoge eisen op het gebied van kwaliteit en duurzaamheid.
Uitdaging
De uitdaging: Inefficiënt beheer van leveranciersdocumenten als gevolg van tijdrovende handmatige processen.
Werkdruk: Er moesten gelijktijdig meerdere leveranciers worden gecontacteerd, wat resulteerde in een stortvloed aan e-mails. Het handmatig controleren en archiveren van documenten nam regelmatig een aanzienlijk deel van de werkdag in beslag.
Verlies van overzicht: Ondanks de bestaande systemen werden belangrijke deadlines soms over het hoofd gezien. Vooral na weekenden of drukke werkdagen realiseerde men zich pas later dat sommige documenten al verlopen waren.
Meerdere verzoeken: Leveranciers reageerden vaak niet direct op vragen, waardoor verschillende afdelingen e-mails moesten doorsturen. Dit herhaalde handmatige proces leidde tot frustratie en inefficiëntie.
Ondoorzichtige archivering: Het opslaan en terugvinden van documenten in verschillende mappen – gesorteerd op leverancier, documenttype en jaar – maakte het moeilijk om snel belangrijke informatie te vinden.
Voor Simvia
Windau stond voor de uitdaging om een steeds complexer wordend systeem voor leveranciersdocumentbeheer te beheren. Vóór de introductie van Simvia werd het beheer van documenten zoals specificaties, conformiteitsverklaringen, certificaten (bijv. ITW, BeterLeven, Bio, Halal) en GMO-bewijs grotendeels handmatig uitgevoerd. Excel-spreadsheets werden aangemaakt voor leveranciers en producten zoals vlees, darmen of specerijen om de documentworkflows te beheren en te volgen. Daarnaast werd een Excel-functie ingesteld om visueel aan te geven wanneer een document binnen 15 of 30 dagen zou verlopen. Op basis hiervan werden leveranciers per e-mail benaderd om bijgewerkte documenten op te vragen.
Oplossing
Om deze uitdagingen aan te pakken, besloot Windau Simvia te implementeren, een digitaal platform voor het beheer van leveranciersdocumenten. De beslissing was gebaseerd op de volgende voordelen:
Geautomatiseerde documentaanvragen: Simvia regelt automatisch het aanvragen en volgen van documenten. In plaats van handmatig e-mails te versturen, beheert het platform deadlines en zorgt het ervoor dat documenten tijdig worden bijgewerkt.
Centraal platform en integratie met externe databases: Alle documenten worden nu op één centrale locatie opgeslagen. Hierdoor hebben medewerkers van inkoop en kwaliteitsmanagement snel en eenvoudig toegang tot alle belangrijke documenten. Daarnaast maakt Windau gebruik van de databasekoppelingen met externe databases zoals TRACES (EU-Bio), BRCGS en QS om automatisch toegang te krijgen tot relevante certificeringen en informatie. Deze koppeling vereenvoudigt het bijwerken en valideren van leveranciersgegevens en vermindert de handmatige werkzaamheden aanzienlijk.
Efficiëntieverhoging: Door aanvragen te automatiseren en de opslag te centraliseren, zijn tijdrovende handmatige processen geëlimineerd. Het team kan zich nu richten op belangrijkere taken, omdat het beheren van leveranciersdocumenten minder tijd in beslag neemt.
Beheer van product- en artikelgroepen: Bij Windau wordt Simvia gebruikt voor diverse product- en artikelgroepen, waaronder:
Vleesproducten: Voor vleesleveranciers worden alle relevante documenten, zoals specificaties en certificaten, verzameld en beheerd.
Behuizingen en verpakkingsmaterialen: Er bestaan aparte categorieën voor het beheren van conformiteitsverklaringen van andere conformiteitscertificaten en materiaalspecificaties voor deze specifieke artikelgroep.
Specerijen en additieven: Alle documenten voor deze productgroepen worden ook centraal verzameld, wat het inkoopproces aanzienlijk verbetert.
Technische artikelen: Windau is van plan om in de toekomst documenten zoals machinespecificaties en technische gegevensbladen voor productiehulpmiddelen via het platform te beheren.
Elk van deze productgroepen wordt beheerd in samenwerking tussen de afdelingen inkoop, kwaliteitsmanagement en techniek om ervoor te zorgen dat de juiste documenten voor elke afdeling toegankelijk en actueel zijn.
Interne transparantie: De interne communicatie tussen inkoop en kwaliteitsmanagement is aanzienlijk verbeterd. Alle relevante afdelingen hebben toegang tot dezelfde, actuele gegevens. Zo kan de inkoopafdeling bijvoorbeeld snel controleren of de benodigde specificaties voor een bestelling beschikbaar zijn, zonder eerst de kwaliteitsafdeling te hoeven raadplegen.
Resultaat
Sinds de introductie van Simvia heeft Windau een aanzienlijke verbetering in de efficiëntie van het documentbeheer ervaren. De centrale database en geautomatiseerde documentaanvragen hebben geleid tot een aanzienlijke vermindering van de werkdruk en een beter overzicht. Belangrijke documenten zoals specificaties, conformiteitsverklaringen en certificaten worden nu systematisch en tijdig beheerd.
Windau is altijd op de hoogte van wijzigingen bij leveranciers of relevante certificeringen dankzij de koppeling met externe databases zoals BRCGS en QS. Zo werd Windau via de BRCGS-koppeling direct geïnformeerd toen een belangrijke vleesleverancier zijn naam en GLN-nummer wijzigde – informatie die voorheen mogelijk over het hoofd zou zijn gezien.
Bovendien voelt het team zich beter voorbereid op toekomstige audits. Dankzij gecentraliseerd beheer en een overzichtelijk dashboard zijn alle benodigde documenten snel toegankelijk in geval van een audit. Dit geeft het bedrijf niet alleen meer zelfvertrouwen, maar bespaart ook waardevolle tijd bij de voorbereiding en uitvoering van audits.
Blog
Supply chain compliance
Agriplace wordt Simvia: een nieuwe naam voor een nieuw tijdperk van compliance in voedselketens.
Naarmate supply chains in omvang en reikwijdte zijn gegroeid, weerspiegelt onze nieuwe naam de verschuiving van een platform in de agrarische sector naar een complete infrastructuur voor de gehele Food & beverage
31 mrt 2026
Whitepaper
Regulations
PPWR ontrafeld: Wat bedrijven moeten weten over de EU-verpakkingswetgeving
De PPWR (Packaging and Packaging Waste Regulation) vertegenwoordigt een grote verandering in de manier waarop verpakkingen worden ontworpen, vervoerd en verwerkt aan het einde van hun levenscyclus.
28 mrt 2026
