Fallstudie
Wie Simvia das Compliance-Management für Unlimited Group verändert hat
Unlimited Group ist ein globaler Produzent, Importeur und Exporteur von Frischprodukten mit Spezialisierung auf Obst, Nüsse und Gemüse in sechs verschiedenen Geschäftsbereichen.
Herausforderung
Von der manuellen Nachverfolgung zur automatisierten Compliance: Judith Kaysters Weg mit Simvia.
Das Simvia-Team sprach mit Judith Kayster, Compliance Officer bei Unlimited Group. Seit ihrem Eintritt bei Unlimited Group nutzt sie die Simvia-Plattform täglich. Judith berichtete uns, wie sie Simvia einsetzt, um ihre täglichen Aufgaben zu vereinfachen, zu automatisieren und deutlich effizienter zu gestalten. Lesen Sie weiter, um ihre Sicht der Dinge zu erfahren.
Vor Simvia
Vor der Einführung von Simvia war das Compliance-Management der Unlimited Group fragmentiert und wurde manuell abgewickelt, wobei jede Geschäftseinheit ihre eigenen Dokumente verwaltete. Die Verwaltung solch vielfältiger Informationen über mehrere Abteilungen hinweg wäre ohne eine zentrale Plattform kaum zu bewältigen gewesen. Simvia bietet Judith die Werkzeuge, um Kontrolle und Transparenz zu behalten.
„Die meisten verwendeten Excel-Tabellen“, erinnert sich Judith.
„Wenn wir nun von Kunden Anfragen zur Sorgfaltsprüfung erhalten, müssen wir nachweisen, welche Produzenten beteiligt sind und ob die Dokumente gültig sind. Diese Daten rufe ich einfach bei Simvia ab.“
Lösung
Für Judith ist Simvia nicht nur eine Software – es ist ein unverzichtbares Werkzeug. Sie nutzt die Plattform täglich, um die Compliance-Dokumentation aller sechs Geschäftsbereiche zu verwalten und dabei alles von Lebensmittelsicherheitszertifikaten bis hin zu Lieferantendokumenten zu erfassen.
„Ich exportiere alle benötigten Informationen – ohne jedes einzelne Dokument öffnen zu müssen, um die Daten zu überprüfen.“
Am wichtigsten ist vielleicht, dass Simvia viele Routineaufgaben automatisiert hat, die sonst Judiths Zeit in Anspruch nehmen würden.
Die regelbasierte Automatisierung der Plattform bedeutet, dass Simvia die routinemäßige Compliance-Überwachung übernimmt, sobald Judith das System an ihre Bedürfnisse angepasst hat. Dadurch kann sie sich auf wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren. Sie betont, dass die Automatisierung einer der größten Vorteile ist:
„Die Tatsache, dass ich die Anforderungen meiner Kunden festlegen kann und es die Arbeit einfach für mich erledigt – das hilft wirklich sehr. Es ist wie meine Assistentin.“
Ergebnis
Die Transformation für Unlimited Group war bemerkenswert. Was früher das Öffnen einzelner Dokumente und die manuelle Überprüfung der Gültigkeitsdaten erforderte, kann jetzt durch einen einfachen Export erledigt werden.
„Jetzt exportiere ich einfach alle benötigten Informationen aus Simvia, ohne jedes einzelne Dokument öffnen zu müssen, um die Gültigkeitsdaten zu überprüfen“, erklärt Judith.
Dieser Effizienzgewinn ist besonders wertvoll bei der Beantwortung von Kundenanfragen im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung, bei denen Judith schnell Informationen über bestimmte Produzenten zusammenstellen und die Gültigkeit von Dokumenten überprüfen muss.
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