ESTUDIO DE CASO
Caso de éxito de Biofrusan
Biofrusan gestiona información compleja sobre el cumplimiento normativo de los proveedores en grandes cooperativas de productores con numerosos subcontratistas, y se basa en certificaciones como BRC, GlobalG.A.P., IFS, orgánica y de Comercio Justo para estar siempre preparado para las auditorías.
Desafío
El mayor desafío radicaba en la tediosa correspondencia por correo electrónico y la revisión manual periódica de los documentos de cumplimiento. Perder el rastro de las largas cadenas de suministro con numerosos fabricantes y la constante búsqueda de documentos faltantes o vencidos resultaba frustrante. La búsqueda manual de información actualizada de proveedores en bases de datos externas suponía una carga adicional. En este contexto, la introducción de Simvia ofreció una solución transformadora a estos desafíos de gestión del cumplimiento.
Antes de Simvia
Antes de implementar Simvia, nos enfrentábamos a dificultades en la gestión del cumplimiento normativo. Gestionar la información de cumplimiento de los proveedores resultaba complejo. El uso de hojas de cálculo de Excel para el seguimiento de las fechas de vencimiento era ineficiente, al igual que una plataforma de control de calidad propia que resultaba demasiado compleja y confusa. Los documentos se almacenaban en discos duros y los certificados se recopilaban manualmente por correo electrónico. Esto no solo conllevaba una pérdida de control, sino también una importante pérdida de tiempo e incertidumbre, especialmente en la administración de grandes cooperativas de productores con numerosos subcontratistas. Cuando la persona responsable estaba de vacaciones, la recopilación de documentos ya no era del todo segura. Era necesario actualizar la información del sustituto cada vez, lo que también consumía mucho tiempo.
Solución
Las excelentes soluciones de Simvia incluyen la integración de conexiones de bases de datos como BRC y GlobalG.AP, lo que permite una gestión de datos integral y automatizada. El sistema recupera automáticamente y en tiempo real todos los estados de certificación BRC y GlobalG.AP de los proveedores para verificar el cumplimiento de los requisitos de Integrated Farm Assurance y GRASP, por ejemplo. La capacidad de la plataforma para recopilar automáticamente cuestionarios, declaraciones, informes de cumplimiento, especificaciones de productos y envases, así como certificados IFS, orgánicos y de Comercio Justo, entre otros documentos, no solo ha minimizado el trabajo manual, sino que también ha dado como resultado una recopilación de datos consistente y fiable.
Las solicitudes y notificaciones automatizadas de Simvia han simplificado considerablemente todo el proceso de recopilación de información. Anteriormente, los documentos debían recopilarse manualmente por correo electrónico, lo que generaba un alto margen de error y una comunicación ineficiente. Con la plataforma Simvia, esto se realiza automáticamente, lo que no solo ahorra tiempo, sino que también garantiza la precisión y la exhaustividad de la información recopilada.
El panel de control de Simvia ofrece una visión general clara y completa del estado de cumplimiento. Esto permite un autocontrol eficaz y minimiza la necesidad de realizar comprobaciones manuales que consumen mucho tiempo. La posibilidad de almacenar las especificaciones de productos y embalajes ayuda a consolidar toda la información relevante en una ubicación central y a mantener una visión general. Gracias a la flexibilidad de Simvia, podemos realizar ajustes individuales y adaptarnos a los requisitos cambiantes. Esto es fundamental no solo para satisfacer las necesidades actuales, sino también para supervisar las tendencias futuras.
Resultado
La implementación de Simvia ha supuesto mejoras significativas en la gestión del cumplimiento normativo de nuestra empresa. Antes de usar Simvia, dedicábamos mucho tiempo a revisar manualmente la documentación y a comunicarnos con los proveedores. Estos procesos, que consumían mucho tiempo, son ahora cosa del pasado, ya que Simvia nos ahorra aproximadamente un 70 % de nuestro tiempo. La plataforma nos permite consultar el panel de control diariamente en tan solo unos minutos, lo que se traduce en un importante ahorro de tiempo y una mayor eficiencia.
Nos sentimos más seguros con Simvia, especialmente durante las auditorías. Tener toda la documentación necesaria a la vista poco antes de la auditoría no solo mejora la preparación, sino que también ha generado comentarios positivos por parte de los auditores de IFS Broker y los auditores orgánicos de la UE. La plataforma también ha mejorado significativamente la comunicación entre los distintos departamentos. Las solicitudes automatizadas y la posibilidad de dejar mensajes facilitan el intercambio transparente de información. Esto no solo fomenta la colaboración interna entre gestión de calidad, ventas y compras, sino que también mejora la flexibilidad y la adaptabilidad a los requisitos cambiantes.
Otro avance importante es la retención del conocimiento y la posibilidad de cubrir ausencias. Simvia ha permitido documentar mejor el conocimiento sobre los requisitos de cumplimiento. La plataforma es fácilmente accesible durante las ausencias, lo que se traduce en una mayor continuidad.
La plataforma también facilita enormemente la atención a las necesidades de los clientes. Incluso en ausencia de la persona responsable principal, los documentos solicitados automáticamente se pueden encontrar rápidamente y enviar a los clientes.
Nuestros consejos para las empresas que desean utilizar la plataforma Simvia:
Utilice la versión de prueba exhaustivamente para comprender todas las funciones.
Involucre activamente a los diferentes departamentos en el uso de la plataforma.
Explora las funciones de solicitudes y notificaciones automatizadas para sacarles el máximo partido.
Anime al equipo a explorar activamente la plataforma para comprender mejor sus capacidades y beneficios.
En general, la plataforma Simvia no solo ha optimizado nuestros procesos de gestión de cumplimiento, sino que también ha aumentado la eficiencia, mejorado la seguridad de las auditorías y optimizado el servicio al cliente. Biofrusan consideró que la implementación y la puesta en marcha de Simvia fueron sencillas y agradables.
Durante la fase introductoria, todas las preguntas fueron respondidas con claridad y la interfaz de usuario resultó ser muy intuitiva. La versión de prueba me permitió explorar a fondo las funciones, lo que facilitó su comprensión y aceptación. Incluso para usuarios con menos conocimientos técnicos, Simvia resultó fácil y eficaz de usar. Además, la plataforma está en constante evolución, lo que la hace cada vez más intuitiva. Cabe destacar también la atención al cliente, ya que los empleados de Simvia siempre están dispuestos a ayudar con cualquier duda o pregunta.
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