ESTUDIO DE CASO
Windau adopta Simvia como plataforma central para la gestión de datos de proveedores, impulsando la colaboración entre departamentos.
Windau es un fabricante con sede en Alemania, conocido por sus productos de salchichas y especialidades de jamón de alta calidad, además de alternativas vegetarianas innovadoras, que ofrece a sus clientes altos estándares de calidad y sostenibilidad.
Desafío
El desafío: Gestión ineficiente de la documentación de proveedores debido a procesos manuales que consumen mucho tiempo.
Sobrecarga de trabajo: Fue necesario contactar simultáneamente con varios proveedores, lo que generó una avalancha de correos electrónicos. La revisión y el archivo manual de documentos consumían habitualmente una parte importante de la jornada laboral.
Pérdida de visión general: A pesar de los sistemas establecidos, a veces se pasaban por alto plazos importantes. Sobre todo después de fines de semana o jornadas laborales intensas, solo más tarde se comprendía que algunos documentos ya habían caducado.
Múltiples solicitudes: Los proveedores a menudo no respondían de inmediato a las consultas, lo que obligaba a que diferentes departamentos reenviaran los correos electrónicos. Este proceso manual y repetitivo generaba frustración e ineficiencia.
Archivo poco transparente: Almacenar y localizar documentos en diversas carpetas —ordenadas por proveedores, tipos de documentos y años— dificultaba encontrar información importante con rapidez.
Antes de Simvia
Windau se enfrentó al reto de gestionar un sistema de gestión documental de proveedores cada vez más complejo. Antes de la introducción de Simvia, la gestión de documentos como especificaciones, declaraciones de conformidad, certificados (por ejemplo, ITW, BeterLeven, Bio, Halal) y pruebas de OMG se realizaba mayoritariamente de forma manual. Se creaban hojas de cálculo de Excel para proveedores y productos como carne, tripas o especias, y se utilizaban para gestionar y realizar el seguimiento de los flujos de trabajo documentales. Además, se configuró una función de Excel para indicar visualmente cuándo un documento estaba a punto de caducar (en los próximos 15 o 30 días). En función de esto, se contactaba con los proveedores por correo electrónico para solicitar la actualización de los documentos.
Solución
Para afrontar estos retos, Windau decidió implementar Simvia, una plataforma digital para la gestión de documentos de proveedores. La decisión se basó en las siguientes ventajas:
Solicitudes de documentos automatizadas: Simvia gestiona automáticamente la solicitud y el seguimiento de documentos. En lugar de enviar correos electrónicos manualmente, la plataforma gestiona los plazos de entrega y garantiza que los documentos se actualicen a tiempo.
Plataforma centralizada e integración con bases de datos externas: Todos los documentos se almacenan ahora en una ubicación central. Esto permite a los empleados de compras y gestión de calidad acceder de forma rápida y sencilla a toda la documentación importante. Además, Windau utiliza las conexiones a bases de datos externas como TRACES (EU-Bio), BRCGS y QS para acceder automáticamente a las certificaciones e información relevantes. Esta integración simplifica la actualización y validación de los datos de los proveedores y reduce significativamente el trabajo manual.
Mayor eficiencia: Al automatizar las solicitudes y centralizar el almacenamiento, se han eliminado los procesos manuales que consumían mucho tiempo. Ahora, el equipo puede centrarse en tareas más importantes, ya que la gestión de los documentos de los proveedores requiere menos tiempo.
Gestión de grupos de productos y artículos: En Windau, Simvia se utiliza para diversos grupos de productos y artículos, entre los que se incluyen:
Productos cárnicos: Para los proveedores de carne, se recopilan y gestionan todos los documentos relevantes, como especificaciones y certificados.
Carcasas y materiales de embalaje: Existen categorías separadas para gestionar las declaraciones de conformidad de otros certificados de conformidad y las especificaciones de materiales para este grupo de artículos específico.
Especias y aditivos: Todos los documentos relativos a estos grupos de productos también se recopilan de forma centralizada, lo que mejora significativamente el proceso de compra.
Artículos técnicos: En el futuro, Windau planea gestionar documentos como especificaciones de máquinas y hojas de datos técnicos para ayudas a la producción a través de la plataforma.
Cada uno de estos grupos de productos se gestiona en colaboración entre los departamentos de compras, gestión de calidad y técnico para garantizar que los documentos correctos estén accesibles y actualizados para cada departamento.
Transparencia interna: La comunicación interna entre compras y gestión de calidad ha mejorado significativamente. Todos los departamentos pertinentes pueden acceder a los mismos datos actualizados. Por ejemplo, compras puede comprobar rápidamente si las especificaciones necesarias para un pedido están disponibles sin necesidad de consultar al departamento de gestión de calidad.
Resultado
Desde la implementación de Simvia, Windau ha experimentado una mejora significativa en la eficiencia de la gestión documental. La base de datos centralizada y las solicitudes automatizadas de documentos han reducido considerablemente la carga de trabajo y mejorado la supervisión. Documentos importantes como especificaciones, declaraciones de conformidad y certificados se gestionan ahora de forma sistemática y puntual.
Windau siempre está al día sobre los cambios de proveedores o certificaciones relevantes gracias a su conexión con bases de datos externas como BRCGS y QS. Por ejemplo, gracias a la conexión con BRCGS, Windau fue informado de inmediato cuando un proveedor clave de carne cambió su nombre y número GLN, información que antes podría haber pasado desapercibida.
Además, el equipo se siente mejor preparado para las próximas auditorías. Gracias a la gestión centralizada y un panel de control claro, se puede acceder rápidamente a toda la documentación necesaria en caso de una inspección. Esto no solo genera confianza en la empresa, sino que también ahorra un tiempo valioso en la preparación y realización de las auditorías.
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