CASE STUDY
Témoignage client n° 11
11er Nahrungsmittel GmbH est un fabricant de produits alimentaires et un acteur majeur de l'industrie agroalimentaire autrichienne, spécialisé dans la production de spécialités de pommes de terre surgelées de haute qualité et de qualité supérieure.
Challenge
Le défi : gérer un grand nombre de documents articles et fournisseurs dans un seul système
Dans ce cas précis, le défi pour le fabricant de produits alimentaires était de gérer un grand nombre de documents relatifs aux articles et aux fournisseurs au sein d'un seul système. Les articles sont principalement des matières premières (marchandises achetées auprès de fournisseurs pour être transformées, par exemple du fromage frais, de l'amidon, du beurre ou du bacon en dés). Pour chacun de ces articles et pour chaque fournisseur, des certificats et documents spécifiques sont requis, tels que les spécifications du produit, les diagrammes HACCP, les questionnaires d'évaluation des risques, les déclarations OGM, les certificats biologiques, les certificats reconnus par la GFSI et bien d'autres. Ces documents doivent être obtenus, vérifiés, acceptés ou refusés, puis archivés. Toutes ces étapes doivent être documentées.
Avant Simvia
« Auparavant, nous devions consulter divers fichiers Excel pour connaître l'état d'avancement de nos demandes de documents et de certificats. Nous utilisions ces tableaux pour compiler les données nécessaires à chaque demande adressée à nos fournisseurs, que nous envoyions ensuite par courriel. Non seulement cette tâche était fastidieuse et chronophage, mais elle était aussi frustrante, car nous devions demander manuellement les documents requis, surtout si ceux-ci étaient incomplets ou incorrects. Nous programmions des rappels dans notre calendrier et vérifiions régulièrement auprès des fournisseurs. »
« Les informations étaient réparties dans des feuilles de calcul Excel pour les matières premières, les marchandises et les fournisseurs, ce qui rendait la mise à jour de la structure de la chaîne d'approvisionnement sujette aux erreurs et la recherche des informations nécessaires fastidieuse. Ces processus manuels étaient non seulement laborieux, mais aussi très difficiles à gérer pour les stagiaires, par exemple ; ce travail ne pouvait donc pas être délégué. »
Solution
Lors de la mise en œuvre et de la prise en main, l'équipe Simvia a initialement fourni un tableur Excel et a apporté son aide pour la saisie des données. Le travail principal pour 11er Nahrungsmittel GmbH a consisté à configurer les étiquettes appropriées et à corriger ponctuellement les données de base. Le reste a été pris en charge par l'équipe de réussite client de Simvia, et 11er Nahrungsmittel GmbH a apprécié le soutien et l'aide apportés tout au long du processus.
Result
« L'introduction de Simvia a fondamentalement amélioré nos flux de travail. La plateforme nous permet de gérer nos documents et certificats de manière transparente et organisée. De nombreux processus manuels et chronophages appartiennent désormais au passé. Simvia nous permet de présenter une documentation enregistrée automatiquement lors de l'examen et de l'acceptation des documents pendant les audits et offre une vue d'ensemble claire de la conformité de nos articles et fournisseurs. »
Par conséquent, le temps consacré à la gestion et au contrôle des documents a été considérablement réduit grâce à Simvia. La possibilité de définir des règles d'exigence permettant à 11er Nahrungsmittel GmbH de collecter systématiquement les informations nécessaires a été jugée particulièrement utile. Résultat : Simvia a permis d'accroître sensiblement l'efficacité de notre gestion de la qualité.
« La plateforme offre diverses fonctionnalités utiles, notamment une meilleure vue d'ensemble des fournisseurs et des articles, une gestion optimisée de nos exigences et un tableau de bord pour le suivi de nos tâches. Les demandes automatisées, le stockage centralisé des documents et la documentation d'audit automatique ont renforcé notre sécurité lors des audits. Simvia facilite la démonstration d'une vue d'ensemble complète de la conformité aux exigences. »
En résumé, Simvia a non seulement optimisé les flux de travail, mais a également accru l'efficacité, le sentiment de sécurité et la transparence dans les opérations de 11er Nahrungsmittel GmbH.
