CASE STUDY
Témoignage client Biofrusan
Biofrusan gère des informations complexes de conformité des fournisseurs au sein de grandes coopératives de producteurs comptant de nombreux sous-traitants, en s'appuyant sur des certifications telles que BRC, GlobalG.A.P., IFS, biologique et Fairtrade pour être toujours prête pour les audits.
Challenge
Le principal défi résidait dans la gestion chronophage des échanges par courriel et la vérification manuelle régulière des documents de conformité. Perdre le fil des longues chaînes d'approvisionnement impliquant de nombreux fabricants et rechercher constamment des documents manquants ou périmés était une source de frustration. La recherche manuelle d'informations actualisées sur les fournisseurs dans des bases de données externes constituait une charge supplémentaire. Dans ce contexte, l'introduction de Simvia a offert une solution novatrice à ces problématiques de gestion de la conformité.
Avant Simvia
Avant la mise en place de Simvia, nous rencontrions des difficultés en matière de gestion de la conformité. La gestion des informations de conformité des fournisseurs s'avérait complexe. L'utilisation de feuilles de calcul Excel pour le suivi des dates d'expiration était inefficace, tout comme notre plateforme de contrôle qualité propriétaire, trop complexe et confuse. Les documents étaient stockés sur des disques durs et les certificats étaient collectés manuellement par e-mail. Cette méthode entraînait non seulement une perte de visibilité, mais aussi une perte de temps considérable et une incertitude importante, notamment pour la gestion des grandes coopératives de producteurs avec de nombreux sous-traitants. Lorsque le responsable était en vacances, la collecte des documents n'était plus totalement sécurisée. Il fallait alors le remplacer à chaque fois, ce qui était également chronophage.
Solution
Les excellentes solutions de Simvia incluent l'intégration de connexions à des bases de données telles que BRC et GlobalG.AP, permettant une gestion des données complète et automatisée. Le système récupère automatiquement et en temps réel tous les statuts de certification BRC et GlobalG.AP des fournisseurs afin de vérifier leur conformité aux exigences des programmes Integrated Farm Assurance et GRASP, par exemple. La capacité de la plateforme à collecter automatiquement les questionnaires, déclarations et attestations de conformité des fournisseurs, les spécifications des produits et des emballages, ainsi que les certificats IFS, biologiques et Fairtrade et autres documents, a non seulement réduit considérablement les interventions manuelles, mais a également permis une collecte de données cohérente et fiable.
Les demandes et notifications automatisées de Simvia ont considérablement simplifié le processus de collecte d'informations. Auparavant, les documents devaient être collectés manuellement par courriel, ce qui engendrait un risque d'erreur élevé et une communication inefficace. Avec la plateforme Simvia, ce processus est automatisé, ce qui permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de garantir l'exactitude et l'exhaustivité des informations collectées.
Le tableau de bord Simvia offre une vue d'ensemble claire et complète de la conformité. Il permet un autocontrôle efficace et réduit considérablement le besoin de contrôles manuels fastidieux. La possibilité de stocker les spécifications des produits et des emballages contribue à centraliser toutes les informations pertinentes et à en garder une vision globale. Grâce à la flexibilité de Simvia, nous pouvons effectuer des ajustements personnalisés et nous adapter à l'évolution des exigences. Ceci est essentiel non seulement pour répondre aux besoins actuels, mais aussi pour anticiper les évolutions futures.
Result
L'adoption de Simvia a considérablement amélioré la gestion de la conformité au sein de notre entreprise. Auparavant, nous consacrions un temps précieux à la vérification manuelle des documents et aux échanges avec les fournisseurs. Grâce à Simvia, ces tâches fastidieuses appartiennent désormais au passé, nous permettant de gagner environ 70 % de notre temps. La plateforme nous permet de consulter quotidiennement le tableau de bord en quelques minutes seulement, ce qui se traduit par un gain de temps considérable et une efficacité accrue.
Nous nous sentons plus en sécurité avec Simvia, notamment lors des audits. Avoir tous les documents nécessaires sous les yeux peu avant l'audit améliore non seulement la préparation, mais a également suscité des retours positifs de la part des auditeurs d'IFS Broker et des auditeurs bio de l'UE. La plateforme a aussi considérablement amélioré la communication entre les différents services. Les demandes automatisées et la possibilité de laisser des messages facilitent un échange d'informations transparent. Cela favorise la collaboration interne entre la gestion de la qualité, les ventes et les achats, et améliore la flexibilité et l'adaptabilité aux exigences changeantes.
Autre avancée majeure : la conservation des connaissances et la possibilité de pallier les absences. Simvia permet de mieux documenter les connaissances relatives aux exigences de conformité. La plateforme reste accessible en toute transparence pendant les absences, garantissant ainsi une meilleure continuité.
La plateforme facilite grandement la satisfaction des demandes clients. Même en l'absence du responsable principal, les documents demandés automatiquement peuvent être rapidement trouvés et transmis aux clients.
Nos conseils aux entreprises qui souhaitent utiliser la plateforme Simvia :
Utilisez la version d'essai de manière approfondie pour bien comprendre toutes les fonctionnalités.
Impliquez activement les différents départements dans l'utilisation de la plateforme.
Explorez les fonctionnalités de requêtes et de notifications automatisées pour en tirer le meilleur parti.
Encouragez l'équipe à explorer activement la plateforme afin de mieux comprendre ses fonctionnalités et ses avantages.
Globalement, la plateforme Simvia a non seulement optimisé nos processus de gestion de la conformité, mais a également permis d'accroître notre efficacité, de renforcer la sécurité des audits et d'améliorer le service client. Biofrusan a trouvé le processus de mise en œuvre et d'intégration de Simvia simple et agréable.
Toutes mes questions lors de la phase d'introduction ont reçu des réponses claires, et l'interface utilisateur s'est avérée très intuitive. La version d'essai m'a permis d'explorer en profondeur les fonctionnalités, ce qui a facilité leur compréhension et leur adoption. Même pour les utilisateurs les moins technophiles, Simvia était simple et efficace à utiliser. De plus, la plateforme évolue constamment, la rendant toujours plus conviviale. Le service client mérite également d'être souligné : les employés de Simvia sont toujours disponibles pour répondre aux questions ou apporter des éclaircissements.
