CASE STUDY
Témoignage client Northern Greens
Northern Greens est un négociant de fruits, légumes et produits végétaux proposant une large gamme de produits frais, d'herbes liquides, de pâtes de piment et de protéines végétales provenant d'un vaste réseau de fournisseurs. La conformité et la préparation aux audits sont essentielles à son activité. Grâce à Simvia, l'entreprise automatise désormais la gestion des documents fournisseurs et assure le suivi des certifications telles que GLOBALG.A.P. CoC afin de gagner du temps et de se préparer plus efficacement aux audits.
Challenge
Lorsque Lysaris Escalante a rejoint Northern Greens, elle a d'abord été débordée par la nécessité de travailler directement avec de nombreux fournisseurs et de trier une quantité considérable de documents. Bien que son entreprise commercialise des fruits et légumes, elle propose également des herbes liquides, des pâtes de piment et des protéines végétales extrudées. Cette diversité de produits explique le nombre important de fournisseurs avec lesquels elle travaille : au moins 150.
Avant Simvia
L'envoi manuel d'e-mails pour obtenir tous les documents nécessaires était une tâche ardue, rendue encore plus complexe par l'obligation d'obtenir la certification GLOBALG.AP Chain of Custody (CoC), qui impose aux responsables qualité un suivi permanent de ces documents. Bien que Northern Greens disposât d'un système de gestion documentaire pour ses fournisseurs, Lysaris constatait que ce système impliquait une charge de travail manuelle trop importante, notamment lors de la préparation des audits annuels. La principale difficulté résidait dans le suivi auprès des fournisseurs, Lysaris ne disposant que d'un outil de suivi : marquer les e-mails dans Outlook et vérifier ensuite si elle avait reçu une réponse. Au final, le processus s'avérait extrêmement chronophage et chaotique.
Solution
L'entreprise recherchait une solution pour simplifier ce processus lorsque Frédéric Unger de Simvia a contacté Lysaris, proposant à Northern Greens d'utiliser Simvia.
Simvia est une plateforme qui garantit le respect permanent des exigences de conformité. Ceci est possible grâce à la collecte et à la gestion automatisées des documents fournisseurs, ainsi qu'à une visibilité complète sur l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement. De plus, la collaboration avec les bases de données GLOBALG.AP et BRC protège les utilisateurs en les tenant informés des risques potentiels au sein de la chaîne d'approvisionnement.
L'un des facteurs déterminants qui ont poussé Northern Greens à adopter Simvia a été l'envoi de notifications automatisées aux fournisseurs lorsqu'un de leurs documents est sur le point d'expirer, évitant ainsi à Lysaris d'avoir à envoyer de nombreux courriels pour obtenir le certificat le plus récent.
Result
Notre plateforme visait principalement à aider l'entreprise à se préparer à l'audit de conformité, car celui-ci exige la vérification de la validité de tous les certificats fournisseurs avant chaque transaction. Alors qu'auparavant chaque document était vérifié individuellement, Lysaris n'a plus qu'à attendre de recevoir une notification l'informant d'une suspension de certificat fournisseur ; sinon, elle peut être certaine de la validité des certificats. Selon Lysaris : « C'est un gain de temps considérable et l'auditeur était satisfait de cette méthode de travail. »
Lysaris était ravie de sa prise en main de la plateforme et de son expérience avec le service client. À chaque fois qu'elle a rencontré un problème, elle a reçu une aide rapide, non seulement sous forme de réponse, mais aussi grâce à une résolution efficace de son problème dans les meilleurs délais. Par exemple, elle avait besoin d'un certificat qui n'était pas disponible dans le système et son problème a été résolu en moins de deux heures. Lysaris a conclu son témoignage sur une note positive : « Globalement, je suis très satisfaite du service que vous proposez, tant pour l'outil qu'il offre pour répondre à toutes les exigences que pour le service et l'assistance reçus. »
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