Windau adopte Simvia comme plateforme centrale de gestion des données fournisseurs, favorisant la collaboration entre les départements

Défi

Le défi : une gestion inefficace des documents fournisseurs due à des processus manuels chronophages

1. Surcharge de travail : plusieurs fournisseurs devaient être contactés simultanément, entraînant un volume important d’e-mails. La vérification manuelle et le classement des documents consommaient régulièrement une part significative de la journée de travail.

2. Perte de visibilité : malgré les systèmes existants, certaines échéances importantes passaient parfois inaperçues. En particulier après les week-ends ou des journées de travail intensives, il arrivait de constater trop tard que certains documents avaient déjà expiré.

3. Demandes multiples : les fournisseurs ne répondaient pas toujours immédiatement aux sollicitations, obligeant différents services à renvoyer des e-mails. Ce processus manuel répétitif générait frustration et inefficacité.

4. Classement peu transparent : le stockage et la recherche de documents dans de multiples dossiers, organisés par fournisseurs, types de documents et années, rendaient difficile l’accès rapide aux informations importantes.

Avant Simvia

Windau devait gérer un système de gestion documentaire fournisseurs de plus en plus complexe. Avant l’introduction de Simvia, la gestion de documents tels que les spécifications, les déclarations de conformité, les certificats (par exemple ITW, Beter Leven, Bio, Halal) et les preuves OGM était largement manuelle. Des tableaux Excel étaient créés pour les fournisseurs et pour des produits tels que la viande, les boyaux ou les épices afin de gérer et suivre les flux documentaires. Une fonction Excel permettait également de signaler visuellement les documents arrivant à expiration dans les 15 ou 30 jours. Sur cette base, les fournisseurs étaient contactés par e-mail pour demander des documents mis à jour.

<Solution>

Pour relever ces défis, Windau a décidé de mettre en place Simvia, une plateforme numérique dédiée à la gestion des documents fournisseurs. Cette décision s’est appuyée sur les avantages suivants :

• Demandes de documents automatisées : Simvia gère automatiquement la demande et le suivi des documents. Au lieu d’envoyer des e-mails manuellement, la plateforme gère les échéances et garantit la mise à jour des documents dans les délais.

• Plateforme centrale et intégration avec des bases de données externes : tous les documents sont désormais stockés dans un emplacement central unique. Les équipes achats et qualité peuvent ainsi accéder rapidement et facilement à l’ensemble des documents importants. Windau utilise également les connexions à des bases de données externes telles que TRACES (EU-Bio), BRCGS et QS pour accéder automatiquement aux certifications et informations pertinentes. Cette interconnexion simplifie la mise à jour et la validation des données fournisseurs et réduit considérablement le travail manuel.

• Gain d’efficacité : grâce à l’automatisation des demandes et à la centralisation du stockage, les processus manuels chronophages ont été éliminés. Les équipes peuvent désormais se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

• Gestion multi-produits et par groupes d’articles : Simvia est utilisé chez Windau pour différents groupes de produits et d’articles, notamment :

  • Produits carnés : pour les fournisseurs de viande, tous les documents pertinents tels que les spécifications et certificats sont collectés et gérés.

  • Boyaux et matériaux d’emballage : des catégories distinctes existent pour gérer les déclarations de conformité, autres certificats et spécifications de matériaux propres à ce groupe d’articles.

  • Épices et additifs : l’ensemble des documents pour ces groupes de produits est également collecté de manière centralisée, améliorant considérablement le processus d’achat.

  • Articles techniques : à l’avenir, Windau prévoit de gérer via la plateforme des documents tels que les spécifications machines et les fiches techniques des aides à la production.

Chacun de ces groupes de produits est géré en collaboration entre les services achats, qualité et technique, afin de garantir que les documents appropriés soient accessibles et à jour pour chaque département.

• Transparence interne : la communication interne entre les services achats et qualité s’est nettement améliorée. Tous les départements concernés ont accès aux mêmes données actualisées. Par exemple, le service achats peut vérifier rapidement si les spécifications nécessaires à une commande sont disponibles, sans devoir solliciter le service qualité.

  
  

Résultats

Depuis l’introduction de Simvia, Windau a constaté une amélioration significative de l’efficacité de la gestion documentaire. La base de données centralisée et les demandes automatisées ont entraîné une réduction notable de la charge de travail et une meilleure visibilité globale. Les documents clés tels que les spécifications, les déclarations de conformité et les certificats sont désormais gérés de manière systématique et dans les délais.

Grâce à la connexion aux bases de données externes telles que BRCGS et QS, Windau est toujours informée des changements concernant les fournisseurs ou les certifications pertinentes. Par exemple, via la connexion BRCGS, Windau a été immédiatement informée du changement de nom et de numéro GLN d’un fournisseur clé de viande, une information qui aurait pu passer inaperçue auparavant.

De plus, l’équipe se sent mieux préparée pour les audits à venir. Grâce à la gestion centralisée et à un tableau de bord clair, tous les documents nécessaires peuvent être rapidement consultés en cas d’inspection. Cela renforce non seulement la confiance de l’entreprise, mais permet également de gagner un temps précieux lors de la préparation et du déroulement des audits.