Qu’est-ce qu’un rapport de négociation et pourquoi est-il important ?

Un verhandelbaarheidsrapport est un rapport utilisé dans les systèmes de certification et de chaîne d'approvisionnement néerlandais (par exemple, SKAL pour le bio, Fairtrade, Rainforest Alliance, RSPO, etc.) pour indiquer la quantité de produits certifiés qu'une entreprise est autorisée à commercialiser .

Cela permet de vérifier qu'une entreprise ne vend pas un volume certifié supérieur à celui qu'elle a acquis, ce qui est une exigence clé dans la plupart des systèmes de chaîne de contrôle néerlandais et européens.

De nombreux systèmes de certification exigent des entreprises qu'elles tiennent des registres précis de leurs intrants et extrants certifiés. Un rapport de comptabilité (verhandelbaarheidsrapport) est un document qui permet de faire le lien entre ces données.

Il sert à étayer les audits prouvant que :

• Vous ne vendez pas plus de produits que vous n'en avez achetés.

• vous gérez correctement votre chaîne de traçabilité ou votre bilan massique

• Votre administration soutient vos demandes de certification.

💡 Un rapport de traçabilité a pour but de garantir le respect des règles de votre chaîne de contrôle, quel que soit le système de certification utilisé.

Comment les verhandelbaarheidsrapporten sont-ils utilisés ?

Les chaînes d'approvisionnement certifiées ne fonctionnent pas de manière linéaire. Les produits sont mélangés, transformés, reconditionnés, combinés et métamorphosés. C'est pourquoi il est difficile de définir ce qui est certifié et ce qui ne l'est pas. C'est aussi pourquoi les organismes de certification utilisent différents modèles de chaîne de traçabilité pour décrire la gestion des produits certifiés.

Comprendre ces modèles est essentiel pour comprendre pourquoi les rapports de négociation existent en premier lieu.

Chaîne de traçabilité

Chaque système de certification, comme SKAL, Fairtrade, Rainforest Alliance, RSPO et autres, a besoin d'un moyen de garantir la crédibilité des allégations certifiées. C'est là qu'intervient la chaîne de traçabilité (CoC) . Il s'agit du référentiel qui décrit :

• comment les marchandises certifiées doivent être reçues

• comment ils peuvent être stockés ou traités

• comment ils peuvent être vendus ou étiquetés

• et surtout : comment le prouver

Mais comme les chaînes d'approvisionnement diffèrent, tous les produits ne peuvent pas être tracés de la même manière. C'est pourquoi les systèmes utilisent différents modèles pour gérer ce que l'on appelle les « flux certifiés ».

Modèles de chaîne de traçabilité :

Identité préservée

Le produit certifié reste physiquement séparé et traçable jusqu'à une origine unique.

Dans ces modèles :

• Les produits certifiés restent séparés des produits non certifiés.

• Ce qui entre est exactement ce qui sort.

• La traçabilité est physique et simple à expliquer.

C'est parfait en théorie, mais dans les chaînes d'approvisionnement réelles (matières premières en vrac, jus de fruits, cacao, céréales, ingrédients), ce niveau de séparation est coûteux, voire impossible. C'est pourquoi les organismes de certification adoptent un modèle plus souple.

Séparé

Les produits certifiés doivent rester séparés des produits non certifiés, mais provenir de plusieurs sources certifiées.

• vous pouvez mélanger des lots certifiés

• vous ne pouvez pas mélanger des produits certifiés et non certifiés

Ce procédé est largement utilisé pour les produits biologiques, certains types de produits issus du commerce équitable et certains ingrédients alimentaires.

Bilan de masse

Le bilan massique permet aux entreprises de mélanger des produits physiques certifiés et non certifiés , à condition que les volumes restent corrects.

Vous n'avez pas besoin de ségrégation physique ; vous avez besoin de précision administrative .

Par exemple:

Si vous achetez 10 tonnes de cacao certifié, vous ne pouvez vendre que 10 tonnes de cacao certifié au maximum, même s'il est mélangé physiquement avec du cacao non certifié au cours du processus.

C'est un modèle équitable, mais il repose entièrement sur une comptabilité correcte.

Et c'est précisément là que les entreprises se perdent souvent.

D'où vient la confusion ?

Chaque système de certification définit ses propres règles :

• terminologie

• règles de calcul du solde

• périodes de validité

• exigences en matière de documentation

• exceptions et cas particuliers (comme les pertes de traitement, les conversions, les stocks reportés)

Les entreprises qui gèrent plusieurs programmes simultanément se retrouvent rapidement à devoir suivre :

• bilan massique pour un produit,

• flux séparés pour un autre,

• Lots à identité préservée pour un produit de niche,

• et plusieurs périodes d'audit simultanément.

Sans structure, cela devient un labyrinthe.

Pourquoi a-t-on besoin du rapport de négociation ?

Un rapport de traçabilité existe car ces modèles de chaîne de contrôle sont très différents et parfois contre-intuitifs.

Le rapport apporte une réponse simple et universelle à tous les modèles :

L'entreprise dispose-t-elle de suffisamment d'intrants certifiés pour justifier ses extrants certifiés ?

Quel que soit le système, quel que soit le modèle, il s'agit de l'exigence fondamentale que les auditeurs doivent vérifier.

Le rapport de transactions commerciales traduit la logique complexe de la certification en un bilan transparent et facile à lire qui montre :

• certifié en

• certifié

• certifié restant

• et si l'entreprise est pleinement conforme

Pour les entreprises, cela élimine les conjectures, et pour les auditeurs, cela dissipe les doutes. Cela protège la crédibilité de chaque déclaration certifiée dans une chaîne d'approvisionnement.

Que comprend un rapport verhandelbaarheids ?

Bien que les formats puissent varier selon le système ou le dispositif, un rapport de transaction typique présente généralement :

• Achats certifiés : produits, quantités et fournisseurs

• Ventes certifiées : produits, quantités, acheteurs

• Solde certifié restant

• Système de certification ou norme (par exemple, biologique/SKAL, commerce équitable, RFA)

• Période ou période d'audit

• Documents justificatifs (factures, certificats)

Il s'agit essentiellement d'un instantané de vos flux de produits certifiés.

Pourquoi est-ce important ?

Un rapport de comptabilité n'est pas uniquement destiné à satisfaire les auditeurs. Il sert également à :

• Protégez votre entreprise : la survente de volumes certifiés peut entraîner des avertissements ou une suspension des programmes de certification.

• Démontrer sa conformité : auprès des équipes internes, des partenaires et des organismes de certification, afin de leur donner confiance dans votre processus.

• Audits de support : au lieu de fouiller dans des dossiers ou des feuilles de calcul, les rapports de transactions garantissent que tout est toujours prêt à l'emploi.

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Dernières réflexions

Un rapport de transaction peut sembler une simple formalité administrative, mais il joue un rôle essentiel dans l'instauration d'un climat de confiance au sein des chaînes d'approvisionnement certifiées. Il garantit la conformité des entreprises, l'efficacité des auditeurs et la fiabilité des allégations des consommateurs concernant les produits.

Que vous soyez déjà bien avancé dans vos processus de certification, que vous débutiez tout juste ou que vous gériez plusieurs systèmes simultanément, les équipes qui comprennent ce rapport optimiseront considérablement leur gestion de la conformité.

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