Fallstudie
Windau nutzt Simvia als zentrale Plattform für das Lieferantendatenmanagement und fördert so die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit.
Windau ist ein in Deutschland ansässiger Hersteller, der für seine hochwertigen Wurstwaren und Schinkenspezialitäten sowie für innovative fleischlose Alternativen bekannt ist und Kunden mit hohen Ansprüchen an Qualität und Nachhaltigkeit bedient.
Herausforderung
Die Herausforderung: Ineffizientes Lieferantendokumentenmanagement aufgrund zeitaufwändiger manueller Prozesse
Arbeitsüberlastung: Mehrere Lieferanten mussten gleichzeitig kontaktiert werden, was zu einer Flut von E-Mails führte. Das manuelle Prüfen und Ablegen von Dokumenten beanspruchte regelmäßig einen erheblichen Teil des Arbeitstages.
Verlust des Überblicks: Trotz der etablierten Systeme wurden wichtige Fristen mitunter übersehen. Insbesondere nach Wochenenden oder arbeitsreichen Tagen wurde erst später bemerkt, dass einige Dokumente bereits abgelaufen waren.
Mehrfachanfragen: Lieferanten reagierten oft nicht umgehend auf Anfragen, sodass E-Mails von verschiedenen Abteilungen erneut versendet werden mussten. Dieser wiederholte manuelle Prozess führte zu Frustration und Ineffizienz.
Intransparente Ablage: Die Speicherung und das Auffinden von Dokumenten in verschiedenen Ordnern – sortiert nach Lieferanten, Dokumententypen und Jahrgängen – erschwerten es, wichtige Informationen schnell zu finden.
Vor Simvia
Windau stand vor der Herausforderung, ein zunehmend komplexes Lieferanten-Dokumentenmanagementsystem zu verwalten. Vor der Einführung von Simvia erfolgte die Verwaltung von Dokumenten wie Spezifikationen, Konformitätserklärungen, Zertifikaten (z. B. ITW, BeterLeven, Bio, Halal) und GVO-Nachweisen größtenteils manuell. Für Lieferanten wurden Excel-Tabellen erstellt, und Produkte wie Fleisch, Hüllen oder Gewürze dienten zur Verwaltung und Nachverfolgung der Dokumentenworkflows. Zusätzlich wurde eine Excel-Funktion eingerichtet, die visuell signalisierte, wenn ein Dokument innerhalb der nächsten 15 oder 30 Tage ablief. Daraufhin wurden die Lieferanten per E-Mail kontaktiert, um aktualisierte Dokumente anzufordern.
Lösung
Um diesen Herausforderungen zu begegnen, entschied sich Windau für die Implementierung von Simvia, einer digitalen Plattform zur Verwaltung von Lieferantendokumenten. Die Entscheidung beruhte auf folgenden Vorteilen:
Automatisierte Dokumentenanforderungen: Simvia übernimmt die Anforderung und Nachverfolgung von Dokumenten automatisch. Anstatt E-Mails manuell zu versenden, verwaltet die Plattform Fristen und stellt sicher, dass Dokumente rechtzeitig aktualisiert werden.
Zentrale Plattform und Integration externer Datenbanken: Alle Dokumente werden nun zentral gespeichert. So können Mitarbeiter im Einkauf und Qualitätsmanagement schnell und einfach auf alle wichtigen Dokumente zugreifen. Windau nutzt außerdem die Datenbankverbindungen zu externen Datenbanken wie TRACES (EU-Bio), BRCGS und QS, um relevante Zertifizierungen und Informationen automatisch abzurufen. Diese Verknüpfung vereinfacht die Aktualisierung und Validierung von Lieferantendaten und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.
Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung von Anfragen und die zentrale Speicherung konnten zeitaufwändige manuelle Prozesse eliminiert werden. Das Team kann sich nun auf wichtigere Aufgaben konzentrieren, da die Verwaltung von Lieferantendokumenten weniger Zeit in Anspruch nimmt.
Produkt- und Artikelgruppenübergreifendes Management: Simvia wird bei Windau für verschiedene Produkt- und Artikelgruppen eingesetzt, darunter:
Fleischprodukte: Für Fleischlieferanten werden alle relevanten Dokumente wie Spezifikationen und Zertifikate gesammelt und verwaltet.
Gehäuse und Verpackungsmaterialien: Für die Verwaltung von Konformitätserklärungen anderer Konformitätszertifikate und Materialspezifikationen für diese spezielle Artikelgruppe gibt es separate Kategorien.
Gewürze und Zusatzstoffe: Sämtliche Dokumente für diese Produktgruppen werden ebenfalls zentral erfasst, was den Einkaufsprozess erheblich erleichtert.
Technische Artikel: Zukünftig plant Windau, Dokumente wie Maschinenspezifikationen und technische Datenblätter für Produktionshilfsmittel über die Plattform zu verwalten.
Jede dieser Produktgruppen wird in Zusammenarbeit zwischen Einkauf, Qualitätsmanagement und Technikabteilung verwaltet, um sicherzustellen, dass die richtigen Dokumente für jede Abteilung zugänglich und aktuell sind.
Interne Transparenz: Die interne Kommunikation zwischen Einkauf und Qualitätsmanagement hat sich deutlich verbessert. Alle relevanten Abteilungen haben Zugriff auf dieselben, aktuellen Daten. So kann der Einkauf beispielsweise schnell prüfen, ob die notwendigen Spezifikationen für eine Bestellung vorliegen, ohne die Qualitätsabteilung kontaktieren zu müssen.
Ergebnis
Seit der Einführung von Simvia hat Windau eine deutliche Effizienzsteigerung im Dokumentenmanagement erzielt. Die zentrale Datenbank und die automatisierten Dokumentenanforderungen haben zu einer erheblichen Reduzierung des Arbeitsaufwands und einer besseren Übersicht geführt. Wichtige Dokumente wie Spezifikationen, Konformitätserklärungen und Zertifikate werden nun systematisch und termingerecht verwaltet.
Windau ist dank der Anbindung an externe Datenbanken wie BRCGS und QS stets über Änderungen bei Lieferanten oder relevanten Zertifizierungen informiert. So wurde Windau beispielsweise über die BRCGS-Anbindung umgehend benachrichtigt, als ein wichtiger Fleischlieferant seinen Namen und seine GLN-Nummer änderte – eine Information, die zuvor möglicherweise übersehen worden wäre.
Darüber hinaus fühlt sich das Team für anstehende Audits besser gerüstet. Dank zentralisierter Verwaltung und eines übersichtlichen Dashboards sind alle notwendigen Dokumente im Falle einer Prüfung schnell zugänglich. Dies stärkt nicht nur das Vertrauen des Unternehmens, sondern spart auch wertvolle Zeit bei der Vorbereitung und Durchführung von Audits.
