CASESTUDIE
Een nieuwe visie op supply chain compliance
Hoe Greenfood Iberica met Simvia grip, overzicht en vertrouwen opbouwde
Uitdaging
Een bekende uitdaging
Te veel leveranciers, te veel documenten
Voor Greenfood Iberica werd het beheer van supply chain compliance steeds complexer. Zoals veel bedrijven in wereldwijde food supply chains liep het team tegen een bekende uitdaging aan: te veel leveranciers, te veel documenten en geen efficiënte manier om alles onder controle te houden.
Vóór Simvia was compliancebeheer grotendeels handwerk. Certificaten, verklaringen en leveranciersdocumenten werden via e-mail verzameld. Vervaldatums bijhouden of ontbrekende documenten vinden betekende constant controleren in spreadsheets en trackers. Met een groot leveranciersbestand en veel soorten documenten was een actueel overzicht niet alleen tijdrovend, maar praktisch onmogelijk.
Zoals Marta Bolton, Head of Sustainability and Quality bij Greenfood Iberica, uitlegt, zorgde dit gebrek aan overzicht voor echte operationele pijn:
“Met zoveel leveranciers was het bijna onmogelijk om bij te houden wie zijn certificaten had bijgewerkt en wat er ontbrak.”
“We gebruikten verschillende tools, maar er was geen duidelijk overzicht van compliance.” Daarbovenop zorgden steeds complexere klanteisen, duurzaamheidseisen en nieuwe regelgeving zoals de PPWR voor extra druk.
“Regelgeving en duurzaamheidseisen nemen toe, en het wordt steeds lastiger om bij te blijven.”
Het team had een oplossing nodig die deze complexiteit op één plek centraliseerde: schaalbaar, gestructureerd en toekomstbestendig.
“We hebben veel leveranciers, veel certificeringen en strenge klanteisen. Die complexiteit handmatig beheren was gewoon niet vol te houden.”
Simvia is speciaal gebouwd voor supply chain compliance, niet als algemene opslagplek voor documenten. Er ligt veel nadruk op het netwerkeffect van Simvia: hele sectoren samenbrengen in één centrale bron, zodat de hele keten, van producent tot retailer, kan samenwerken.
Oplossing
Structuur in complexiteit
Naar een centraal systeem
Greenfood Iberica begon met Simvia op het moment dat het actief zocht naar een betere manier om leverancierscompliance te beheren. Het doel was duidelijk: weg van versnipperde, handmatige processen en naar een centraal systeem.
Met Simvia bracht het team alle leveranciersdocumentatie en compliance-eisen samen op één platform. In plaats van te jongleren met spreadsheets en e-mails kon het team nu:
Alle certificaten en documenten op één plek bijhouden
Vervaldatums automatisch bewaken
Eisen instellen op basis van klant- en bedrijfsstandaarden
Direct zien welke leveranciers compliant zijn en welke niet
Deze omslag verminderde de administratieve last flink. Taken die eerder constant handmatig gecontroleerd moesten worden, werden geautomatiseerd en in één oogopslag zichtbaar. Dat bespaart veel tijd en geeft de quality assurance- en duurzaamheidsteams vooral meer ruimte voor risicobeheersing en strategisch werk.
Grip op audits
Van reactief naar proactief
Een van de grootste effecten van Simvia is de verschuiving van reactief werk naar proactief beheer.
Vroeger ging veel tijd van het team op aan leveranciers achternazitten, documenten controleren en compliance handmatig verifiëren. Nu maken automatische data-extractie en validatie die processen een stuk eenvoudiger. Het platform scant documenten met AI, haalt belangrijke data zoals vervaldatums en productgegevens eruit en markeert ontbrekende of verouderde informatie.
Dat bespaart tijd en verlaagt het risico.
“Je hoeft niet steeds te controleren wat verlopen is of wat gaat verlopen. Dat gebeurt automatisch.”
Met een duidelijk compliance-overzicht kan het team zich nu richten op strategisch werk zoals risicobeheersing en auditvoorbereiding. Audits voorbereiden is bijvoorbeeld veel minder stressvol geworden:
“Het geeft me veel meer vertrouwen richting audits, omdat ik precies weet waar alles staat.”
Resultaat
Klaar voor de toekomst van compliance
De basis leggen om voorop te blijven
Nu regelgeving zich verder ontwikkelt, vooral rond duurzaamheid en verpakkingen, ziet Greenfood Iberica nog meer waarde in automatisering. In plaats van te reageren op nieuwe regels, bouwt Greenfood Iberica aan de basis om ze voor te blijven.
Omdat eisen zoals die van de PPWR nog in ontwikkeling zijn, is er onzekerheid over welke data nodig is en hoe je die valideert. Simvia biedt een basis om met die complexiteit om te gaan, met de mogelijkheid om nieuwe soorten leveranciersinformatie automatisch op te vragen, te scannen en te valideren.
Simvia gaat verder dan andere compliancesystemen: “Het bespaart niet alleen tijd op e-mails, het neemt ook de noodzaak weg om documenten steeds te controleren en te valideren.”
“Bij nieuwe regelgeving zoals de PPWR is nog niet duidelijk wat er van ons gevraagd wordt, maar met alles op één platform wordt het veel makkelijker te beheren.”
Een partner voor de lange termijn
Een andere manier van werken
Wat het meest opvalt in de ervaring van Greenfood Iberica is naast de tijdwinst vooral een andere manier van werken.
Simvia heeft het team geholpen om van administratief brandjes blussen over te stappen naar een gestructureerdere, professionelere en strategischere aanpak van leveranciersbeheer.
Zoals Marta het zegt:
“Voor mij is Simvia niet alleen een tool, het hoort bij onze veranderende mindset. Het heeft ons geholpen om professioneler samen te werken met leveranciers en interne teams. En het ondersteunt zowel onze ambities op het gebied van voedselveiligheid als duurzaamheid. We zien het als een partner voor de lange termijn, niet als een oplossing voor de korte termijn. En in mijn rol geeft het me veel meer vertrouwen: ik heb meer grip op leverancierscompliance dan voorheen.”
