Fallstudie
Kundengeschichte 11er
Die 11er Nahrungsmittel GmbH ist ein Lebensmittelhersteller und ein wichtiger Akteur in der österreichischen Lebensmittelindustrie, der sich auf die Herstellung hochwertiger und besonderer Tiefkühlkartoffelspezialitäten spezialisiert hat.
Herausforderung
Die Herausforderung: Eine große Anzahl von Artikel- und Lieferantendokumenten in einem System verwalten
In diesem speziellen Fall bestand die Herausforderung für den Lebensmittelhersteller darin, eine große Anzahl von Artikel- und Lieferantendokumenten in einem System zu verwalten. Bei den Artikeln handelt es sich hauptsächlich um Rohstoffe (Waren, die von Lieferanten zur Weiterverarbeitung bezogen werden, z. B. Frischkäse, Stärke, Butter oder gewürfelter Speck). Für jeden dieser Artikel und für die Lieferanten sind spezifische Zertifikate und Dokumente erforderlich, wie z. B. Produktspezifikationen, HACCP-Flussdiagramme, Risikobewertungsfragebögen, GVO-Erklärungen, Bio-Zertifikate, GFSI-anerkannte Zertifikate und viele weitere. Diese müssen eingeholt, geprüft, angenommen oder abgelehnt und archiviert werden. Alle diese Schritte müssen dokumentiert werden.
Vor Simvia
„Früher mussten wir den Status bestimmter Dokumente und Zertifikate aus verschiedenen Excel-Tabellen ermitteln. Wir nutzten diese Tabellen, um die Daten für individuelle Anfragen an unsere Lieferanten zusammenzustellen und per E-Mail zu versenden. Das war nicht nur zeitaufwendig und arbeitsintensiv, sondern auch frustrierend, da wir die benötigten Dokumente manuell von den Lieferanten anfordern mussten – insbesondere, wenn die zurückgesandten Dokumente unvollständig oder fehlerhaft waren. Wir trugen uns Erinnerungen in unseren Kalender ein und hakten regelmäßig beim Lieferanten nach.“
„Die Informationen waren in Excel-Tabellen für Rohstoffe, Waren und Lieferanten aufgeteilt, was die Aktualisierung der Lieferkettenstruktur fehleranfällig machte und die Suche nach den benötigten Informationen zu einer zeitaufwändigen Angelegenheit werden ließ. Diese manuellen Prozesse waren nicht nur arbeitsintensiv, sondern beispielsweise auch für Praktikanten sehr schwer nachzuvollziehen, sodass diese Arbeit nicht delegiert werden konnte.“
Lösung
Während der Implementierungs- und Onboarding-Phase stellte das Simvia-Team zunächst eine Excel-Tabelle zur Verfügung und unterstützte die Dateneingabe. Die Hauptaufgabe für die 11er Nahrungsmittel GmbH bestand darin, die korrekten Tags festzulegen und gelegentlich die Stammdaten zu korrigieren. Die restlichen Aufgaben übernahm das Simvia Customer Success Team, und die 11er Nahrungsmittel GmbH bedankte sich für die während des gesamten Prozesses geleistete Unterstützung.
Ergebnis
„Die Einführung von Simvia hat unsere Arbeitsabläufe grundlegend verbessert. Die Plattform ermöglicht uns die transparente und organisierte Verwaltung unserer Dokumente und Zertifikate. Viele zeitaufwändige, manuelle Prozesse gehören nun der Vergangenheit an. Simvia ermöglicht uns die automatische Dokumentation der Prüfung und Annahme von Dokumenten im Rahmen von Audits und bietet einen klaren Überblick über den Konformitätsstatus unserer Artikel und Lieferanten.“
Durch den Einsatz von Simvia konnte der Zeitaufwand für die Dokumentenverwaltung und -prüfung deutlich reduziert werden. Besonders hilfreich war die Möglichkeit, Anforderungsregeln zu definieren, die der 11er Nahrungsmittel GmbH die systematische Erfassung der benötigten Informationen ermöglichen. Das Ergebnis: Simvia hat zu einer spürbaren Effizienzsteigerung in unserem Qualitätsmanagement geführt.
„Die Plattform bietet eine Vielzahl hilfreicher Funktionen, darunter eine verbesserte Übersicht über Lieferanten und Artikel, ein optimiertes Anforderungsmanagement und ein Dashboard zur Überwachung unserer Aufgaben. Automatisierte Anfragen, die zentrale Dokumentenspeicherung und die automatische Auditdokumentation haben unsere Sicherheit bei Audits erhöht. Mit Simvia lässt sich die Einhaltung der Anforderungen umfassend und übersichtlich darstellen.“
Im Wesentlichen hat Simvia bei der 11er Nahrungsmittel GmbH nicht nur die Arbeitsabläufe optimiert, sondern auch die Effizienz, das Sicherheitsgefühl und die Transparenz erhöht.
Blog
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31. März 2026
