Fallstudie
OGV Nordbaden eG spart mit Simvia mehr als 50 % Zeit beim Lieferantendatenmanagement.
OGV Nordbaden eG ist ein Unternehmen, das sich auf das Management der Lieferantenkonformität spezialisiert hat und wichtige Lieferantenzertifikate wie IFS, QS, Bio-Zertifizierungen und regionale Qualitätszeichen sammelt und pflegt, um jederzeit auditbereit und konform zu sein.
Herausforderung
Die Herausforderung bei der Verwendung von Tabellenkalkulationen zur Verwaltung von Lieferanten-Compliance-Daten
„Vor der Einführung von Simvia erfassten und verwalteten wir Informationen zur Konformität unserer Lieferanten mithilfe von Microsoft Access- und Excel-Tabellen. Dieser Prozess war äußerst zeitaufwändig und umständlich, da er manuelle Anfragen und Erinnerungen erforderte. Die manuelle Anforderung von Zertifikaten wie IFS, QS, regionalen Qualitätszeichen, Bio-Zertifizierungen und anderen Lieferantendokumenten wie Konformitäts- und Lieferantenerklärungen per E-Mail stellte eine große Herausforderung dar.“
Zudem war Microsoft Access weder benutzerfreundlich noch intuitiv, sodass nur eine Person im Unternehmen die Datenbank bei Bedarf programmieren konnte. Diese Abhängigkeit von einer einzelnen Person barg ein erhebliches Risiko und führte zu Engpässen und Verzögerungen.
„Die Entscheidung für Simvia wurde durch mehrere Herausforderungen bedingt. Die mangelnde Benutzerfreundlichkeit und die Komplexität von Excel-Tabellen und Microsoft Access erschwerten effizientes Arbeiten. Die Visualisierung von Lieferkettenstrukturen war unmöglich, und die Datenpflege war mühsam und fehleranfällig. Es wurde deutlich, dass eine modernere und intuitivere Lösung erforderlich war, um den wachsenden Anforderungen unseres Unternehmens gerecht zu werden.“
Vor Simvia
„ Vor Simvia waren wir stark auf manuelle Prozesse angewiesen, die zeitaufwändig und fehleranfällig waren. Mit Simvia haben wir unsere Prozesse nicht nur optimiert, sondern auch die Sicherheit und Genauigkeit unserer Compliance-Daten deutlich verbessert. Simvia ist intuitiv bedienbar, was die Arbeitsabläufe unseres Teams erheblich vereinfacht hat. Die Plattform hat uns geholfen, Lieferantendaten effizienter zu verwalten und dadurch mindestens 50–60 % unserer Zeit einzusparen. “
Lösung
„Ein entscheidender Faktor für die Wahl von Simvia war die große Bandbreite an spezifischen Funktionen der Plattform. Besonders wichtig ist die Compliance-Übersicht, die einen erheblichen Mehrwert bietet, da sie eine schnelle und präzise Lieferantensuche ermöglicht. Die einfache Bedienbarkeit der Suchfunktion und die Datenbankanbindungen an QS und GLOBALG.AP haben unsere Arbeit deutlich erleichtert. Darüber hinaus ermöglicht Simvia automatisierte E-Mail-Anfragen, die Anlage von Unterlieferanten und die Abbildung von Lieferkettenstrukturen inklusive ihrer Compliance-Prüfungen sowie einfache Abfragen von vorgelagerten Lieferanten durch direkte Lieferanten.“
„Diese Funktionen vereinfachen und beschleunigen unsere Prozesse erheblich und führen zu einer beträchtlichen Zeitersparnis. Bevor wir uns für Simvia entschieden, haben wir andere Lösungen in Betracht gezogen, die jedoch nicht unseren spezifischen Anforderungen entsprachen. Simvia bot eine optimale Lösung, die alle notwendigen Funktionen vereinte und gleichzeitig kostengünstig und benutzerfreundlich war.“
„Die Implementierung und das Onboarding von Simvia verliefen reibungslos. Das System wurde schnell in unseren täglichen Arbeitsablauf integriert, und das Simvia-Team bot hervorragenden Support. Die intuitive Benutzeroberfläche und die klaren Anweisungen erleichterten den Übergang und ermöglichten es den Mitarbeitern, sich schnell an das neue System anzupassen.“
Ergebnis
„Einer der Hauptvorteile von Simvia ist die erhöhte Sicherheit während des Auditprozesses. Dank der Plattform sind alle relevanten Dokumente schnell und einfach zugänglich, was den Auditprozess erheblich vereinfacht. Dies reduziert nicht nur Stress und Unsicherheit während der Audits, sondern gewährleistet auch die jederzeitige Einhaltung aller Vorschriften. Unsere Auditoren waren ebenfalls sehr beeindruckt von der Plattform und gaben uns positives Feedback zu unserem Lieferantenmanagement.“
Die Compliance-Übersicht, die effiziente Suchfunktion und die Datenbankanbindungen an QS und GLOBALG.AP haben sich als besonders hilfreich erwiesen. Diese Funktionen ermöglichen die schnelle und präzise Verwaltung von Lieferantendaten und Compliance-Informationen. Die Möglichkeit, verschiedene Dokumenttypen und Lieferanteninformationen einfach zu filtern und zu durchsuchen, erhöht die Flexibilität und Effizienz des Datenmanagements.
„Wir empfehlen anderen Unternehmen, die Simvia-Plattform für anstehende Audits zu nutzen und sicherzustellen, dass alle relevanten Dokumente und Informationen aktuell und vollständig sind. Die Such- und Filterfunktionen können bei Audits viel Zeit sparen. Darüber hinaus ist es ratsam, regelmäßige Updates und Schulungen in Anspruch zu nehmen, um das System optimal zu nutzen und stets auf dem neuesten Stand zu bleiben.“
„Insgesamt hat Simvia unsere betriebliche Effizienz deutlich verbessert, Arbeitsprozesse vereinfacht und das Compliance-Management erleichtert. Die Plattform spart uns nicht nur mindestens 50–60 % unserer Zeit, sondern bietet auch eine höhere Datensicherheit und Benutzerfreundlichkeit und ist damit eine unverzichtbare Lösung für unser Unternehmen.“
