In der Lebensmittel- und Getränkeindustrie sind Compliance-Audits ein entscheidender Bestandteil der Sicherstellung von Qualität, Sicherheit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Diese Audits finden regelmäßig statt, oft aufgrund von Aktualisierungen gesetzlicher Bestimmungen, Anforderungen des Einzelhandels oder Zertifizierungserneuerungen, um sicherzustellen, dass Unternehmen die sich ständig weiterentwickelnden Branchenstandards erfüllen.

Verständnis von Compliance-Audits in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie

Compliance im Lebensmittel- und Getränkesektor bedeutet sicherzustellen, dass alle Aspekte der Produktion und des Lieferantenmanagements – wie Lebensmittelsicherheit, Qualitätskontrolle und Rückverfolgbarkeit – den gesetzlichen Anforderungen (z. B. CSDDD) und Branchenstandards (z. B. einzelhandelsspezifischen Richtlinien und Lieferantenfragebögen) entsprechen .

Ein Audit ist eine strukturierte Überprüfung, um festzustellen, ob ein Unternehmen diese Vorschriften und Standards einhält. Im Rahmen eines Compliance-Audits untersuchen die Prüfer Verfahren, Aufzeichnungen und Praktiken, um die Übereinstimmung mit den rechtlichen und branchenspezifischen Erwartungen zu bestätigen. Innerhalb der EU konzentrieren sich die Audits hauptsächlich auf zwei Bereiche:

• Vorschriften für Lebensmittelsicherheit und -qualität : Audits überprüfen die Einhaltung von EU-Gesetzen und Anforderungen des Einzelhandels, einschließlich der HACCP-Grundsätze, ISO 22000 und des EU-Hygienepakets. Viele Unternehmen setzen zudem auf anerkannte Zertifizierungen wie GLOBALGAP, BRCGS, FSSC 22000 und IFS, die verschiedene Aspekte der Lebensmittelsicherheit und -qualität von der Primärproduktion bis zur Verarbeitung abdecken.

• Nachhaltigkeitskonformität : Audits bewerten, inwieweit Unternehmen die EU-Vorschriften zu nachhaltiger Beschaffung, Verpackung und Umweltauswirkungen erfüllen, einschließlich der EU-Entwaldungsverordnung ,der CSRD und der CSDDD im Rahmen des EU-Omnibusvorschlags .

So sichern Sie den Auditerfolg: 4 entscheidende Fragen zur Beurteilung Ihrer Compliance-Vorbereitung

Mit zunehmender Komplexität der Lieferketten erfordern Compliance-Audits eine intensivere Vorbereitung, um Verzögerungen, Ressourcenengpässe und nicht erfüllte Aufträge zu vermeiden. Im Folgenden finden Sie vier gezielte Fragen zur Beurteilung der Vorbereitung Ihres Teams.

Frage 1: Welche Dokumentation ist für ein Audit unerlässlich?

Eine gut vorbereitete Dokumentenverwaltung ist die Grundlage für ein erfolgreiches Audit. Um sicherzustellen, dass Ihr Team optimal vorbereitet ist, konzentrieren Sie sich auf drei Kernbereiche:

• Obligatorische Zertifizierungen für Lebensmittelsicherheit und -qualität : Dokumentation an relevanten Standards ausrichten (z. B. Global GAP für die Primärproduktion, BRCGS/FSSC 22000/IFS für die Fertigung).

• Lieferanten- und Produktkonformitätsdokumentation : Sicherstellen, dass alle Zertifikate, Vereinbarungen und Rückverfolgbarkeitsdaten aktuell und korrekt sind und die gesamte Lieferkette abdecken.

• Dokumente zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Hierzu zählen Dokumente, die ethische Beschaffung, Umweltauswirkungen und Maßnahmen zur unternehmerischen Verantwortung beschreiben, wie beispielsweise CSRD, CSDDD und EUDR.

Frage 2: Was sind die größten Herausforderungen bei der Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften?

Die Einhaltung von Vorschriften in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie wird aufgrund sich ständig weiterentwickelnder Regulierungen, steigender Anforderungen an die Lieferkette und des Bedarfs an präziser Dokumentation immer komplexer. Viele Unternehmen stehen vor ähnlichen Herausforderungen, die Audits erschweren. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht der wichtigsten Herausforderungen im Bereich Compliance:

• Verwaltung großer Dokumentenmengen : Lebensmittelsicherheit und Compliance erfordern umfangreiche Dokumentationen, von Lieferantenzertifizierungen bis hin zu Rückverfolgbarkeitsnachweisen. Dies führt häufig zu einem enormen Aufwand an Papierkram, Tabellenkalkulationen und E-Mail-Korrespondenz, um jedes Detail, jede Zertifizierungsaktualisierung und jeden Lieferanten zu erfassen. Ohne ein strukturiertes System kann die Verwaltung dieser Dokumente schnell überfordernd werden und zu verlegten Unterlagen, veralteten Informationen und Ineffizienzen bei der Auditvorbereitung führen.

• Umgang mit komplexen Vorschriften : Die Einhaltung der Vorschriften in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie ist anspruchsvoller denn je, da sich die Bestimmungen stetig weiterentwickeln und über die traditionellen Anforderungen an die Lebensmittelsicherheit hinausgehen. Unternehmen müssen nicht nur die bestehenden Standards für Lebensmittelsicherheit und -qualität erfüllen, sondern auch weitergehende Vorschriften zu Nachhaltigkeit, Menschenrechten und unternehmerischer Verantwortung einhalten. Um mit diesen Veränderungen Schritt zu halten, sind kontinuierliche Analysen, Anpassungen und eine enge Koordination entlang der gesamten Lieferkette erforderlich.

• Fehlende Einblicke in die Einhaltung von Vorschriften in mehrstufigen Lieferketten : Große Lebensmittelversorgungsnetzwerke umfassen oft mehrere Lieferantenstufen, darunter Rohstoffproduzenten, Verarbeiter, Händler und Exporteure. Vielen Unternehmen fehlt die direkte Kontrolle über nachgelagerte Lieferanten und Produkte, was die Überprüfung ethischer Beschaffung, Rückverfolgbarkeit und Einhaltung von Vorschriften auf allen Ebenen erschwert.

• Mangelnde Datenintegration : Viele Unternehmen sammeln große Mengen an Compliance-relevanten Informationen. Diese Daten sind jedoch häufig über verschiedene Plattformen, Abteilungen oder sogar in veralteten manuellen Systemen wie Tabellenkalkulationen und E-Mails verteilt. Ohne eine zentrale Datenquelle gestaltet sich das Auffinden wichtiger Compliance-Dokumente bei Audits oder Inspektionen zeitaufwendig und fehleranfällig.

Frage 3: Was geschieht während einer Prüfung?

Das Audit beginnt üblicherweise mit einer gründlichen Prüfung der Dokumentation. Dabei beurteilen die Prüfer die Gültigkeit und Vollständigkeit der Aufzeichnungen, darunter Lieferantenzertifizierungen, Rückverfolgbarkeitsnachweise, Qualitätskontrollverfahren und frühere Prüfberichte. Fehlende, veraltete oder fehlerhafte Dokumente können auf mögliche Compliance-Probleme hinweisen.

Um die Rückverfolgbarkeit und Transparenz der Lieferkette zu prüfen, fordern Auditoren häufig Stichproben an, in denen Unternehmen ihre Fähigkeit nachweisen müssen, den Ursprung und den Weg eines Produkts durch die Lieferkette sowie dessen Konformitätsstatus zu verfolgen. Werden im Rahmen des Audits Abweichungen festgestellt, müssen die Unternehmen Korrekturmaßnahmenpläne vorlegen können, die darlegen, wie sie die Probleme beheben und zukünftige Vorkommnisse verhindern werden.

Frage 4: Welche proaktiven Schritte können unternommen werden, um den Erfolg des Audits sicherzustellen?

• Aktuellen Compliance-Status bewerten

  • Führen Sie interne Audits durch, um Lücken vor dem offiziellen Audit zu identifizieren.

  • Stellen Sie sicher, dass alle erforderlichen Dokumente auf dem neuesten Stand sind.

• Dokumentation organisieren und aktualisieren

  • Sammeln Sie wichtige Unterlagen wie Standardarbeitsanweisungen (SOPs), Schulungsnachweise, Lieferantenzertifikate und frühere Prüfberichte.

  • Nutzen Sie ein digitales System, um Dokumente zu organisieren und jederzeit zugänglich zu machen.

• Korrekturmaßnahmen umsetzen

  • Alle in internen Bewertungen festgestellten Abweichungen sind zu beheben.

  • Legen Sie klare Fristen und Verantwortlichkeiten für Verbesserungen fest.

Wie Agriplace Unternehmen dabei hilft, alle Vorschriften einzuhalten und für Audits bereit zu sein

1. Passen Sie Ihre Anforderungsregeln für die Datenerfassung an.

Das Modul „Genehmigung der Lieferkette“ automatisiert die Erfassung und Verwaltung von Lieferanten- und Produktdokumenten – einschließlich Zertifizierungen, Inspektionsberichten und Laboranalysen – durch deren Verwaltung auf einer einheitlichen digitalen Plattform.

Durch die Erstellung individuell anpassbarer Anforderungsregeln für den Abruf von Konformitätsdaten erfasst die Plattform automatisch die benötigten Informationen, sobald Ziellieferanten vorgeschriebene Dokumente (z. B. GFSI-Zertifikate) direkt auf der Agriplace-Plattform hochladen und veröffentlichen. Dies entfällt manuelle Nachbearbeitungen und reduziert den administrativen Aufwand erheblich.

Die Automatisierung gewährleistet, dass Datensätze stets aktuell sind und minimiert menschliche Fehler. Echtzeitwarnungen bei ablaufenden Zertifizierungen oder fehlenden Dokumenten ermöglichen es Teams, Lücken proaktiv zu schließen und die Auditbereitschaft sicherzustellen.

2. Compliance-Überblick: Proaktive Überwachung von Compliance-Risiken

Die Plattform zentralisiert alle Lieferanten- und Produktdokumente – von Zertifizierungen bis hin zu Inspektionsergebnissen – in einem einzigen, automatisierten Repository. Neben der Speicherung bietet sie Echtzeit-Einblick in Dokumente, deren Gültigkeit bald abläuft oder die aktualisiert werden müssen, und weist auf dringende Compliance-Lücken hin. Durch die Zusammenführung aktueller Lieferanten- und Produktdaten sowie Compliance-Kennzahlen identifiziert die Plattform Schwachstellen wie risikoreiche Lieferanten oder nicht erfüllte Verpflichtungen. Mit dieser Transparenz können Unternehmen Korrekturmaßnahmen priorisieren, ihre Abläufe mit Lieferanten oder Abnehmern abstimmen und gegenüber Auditoren eine umfassende Sorgfaltspflicht nachweisen – und so eine nahtlose Compliance entlang der gesamten Lieferkette gewährleisten.

3. Nahtloser Antrag auf risikobewusstes Management

Die Plattform nutzt Compliance-Analysen und ermöglicht so maßgeschneiderte Zertifikatsanforderungen, die Ihrer Risikotoleranz entsprechen. Beispielsweise können Lieferanten mit hohem Risiko oder Produkte ohne aktuelle Prüfungen priorisiert und dringend aktualisierte Dokumente angefordert werden.

Durch die Echtzeitverfolgung des Status von Anfragen (z. B. ausstehend, in Bearbeitung und zur Überprüfung ausstehend) erhält Ihr Team volle Transparenz über die Reaktionsfähigkeit der Lieferanten.

Dies hilft Teams dabei:

• Verzögerungen vorhersehen – Blockierte Anfragen frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen, um Engpässe zu vermeiden.

• Dokumentenablauf verhindern – Automatische Benachrichtigungen für ablaufende Zertifikate erhalten und rechtzeitige Verlängerungen auslösen.

• Sicherstellung der Auditbereitschaft – Führen Sie eine übersichtliche Aufzeichnung von Anfragen, Einreichungen und Genehmigungen, um die Einhaltung der Vorschriften nachzuweisen.

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Anwendungsfall von Dole entdecken

Viele Unternehmen entlang der Lebensmittelversorgungskette haben Schwierigkeiten mit dem Compliance-Management. Dole UK, ein führender Obstproduzent und -verarbeiter und Kunde von Agriplace, stand vor Herausforderungen bei der Verwaltung von Lieferantenzertifizierungen und Auditdokumenten. Nach der Einführung von Agriplace konnte Dole UK die Compliance-Prozesse erfolgreich optimieren, den Verwaltungsaufwand reduzieren und die Auditbereitschaft verbessern. Diese Erfahrung unterstreicht den wachsenden Bedarf an digitalen Lösungen im Compliance-Management.

Schlussbetrachtung

Compliance-Audits in der Lebensmittel- und Getränkeindustrie werden immer komplexer und erfordern von Unternehmen intelligentere und effizientere Lösungen für das Compliance-Management. Agriplace unterstützt Unternehmen bei der Bewältigung dieser Herausforderungen, indem es die Dokumentation vereinfacht, die Lieferantenprüfung automatisiert und die Auditbereitschaft sicherstellt.