CASE STUDY
Windau adotta Simvia come piattaforma centrale per la gestione dei dati dei fornitori, favorendo la collaborazione tra i vari reparti.
Windau è un'azienda produttrice con sede in Germania, nota per i suoi prodotti di alta qualità a base di salsicce e prosciutti, oltre che per le innovative alternative senza carne, che si impegna a soddisfare i propri clienti con elevati standard di qualità e sostenibilità.
Challenge
La sfida: gestione inefficiente della documentazione dei fornitori a causa di processi manuali che richiedono molto tempo.
Sovraccarico di lavoro: è stato necessario contattare contemporaneamente numerosi fornitori, con conseguente flusso incessante di e-mail. La verifica manuale e l'archiviazione dei documenti occupavano regolarmente una parte significativa della giornata lavorativa.
Perdita di visione d'insieme: nonostante i sistemi consolidati, a volte le scadenze importanti passavano inosservate. Soprattutto dopo i fine settimana o giornate lavorative intense, ci si accorgeva solo in seguito che alcuni documenti erano già scaduti.
Richieste multiple: spesso i fornitori non rispondevano immediatamente alle richieste, rendendo necessario il reinvio delle e-mail da parte di diversi reparti. Questo processo manuale ripetuto causava frustrazione e inefficienza.
Archiviazione poco trasparente: conservare e reperire i documenti in diverse cartelle, ordinate per fornitore, tipologia e anno, rendeva difficile trovare rapidamente le informazioni importanti.
Prima di Simvia
Windau si è trovata ad affrontare la sfida di gestire un sistema di gestione documentale dei fornitori sempre più complesso. Prima dell'introduzione di Simvia, la gestione di documenti come specifiche, dichiarazioni di conformità, certificati (ad esempio ITW, BeterLeven, Bio, Halal) e prove di OGM era in gran parte manuale. Venivano creati fogli di calcolo Excel per i fornitori e si utilizzavano prodotti come carne, budelli o spezie per gestire e monitorare i flussi di lavoro documentali. Inoltre, era stata impostata una funzione Excel per segnalare visivamente la scadenza di un documento entro i successivi 15 o 30 giorni. In base a ciò, i fornitori venivano contattati via e-mail per richiedere la documentazione aggiornata.
Solution
Per affrontare queste sfide, Windau ha deciso di implementare Simvia, una piattaforma digitale per la gestione della documentazione dei fornitori. La decisione si basa sui seguenti vantaggi:
Richieste automatizzate di documenti: Simvia gestisce automaticamente la richiesta e il monitoraggio dei documenti. Invece di inviare manualmente le email, la piattaforma gestisce le scadenze e garantisce che i documenti vengano aggiornati puntualmente.
Piattaforma centralizzata e integrazione con database esterni: tutti i documenti sono ora archiviati in un'unica posizione centrale. Ciò consente al personale addetto agli acquisti e alla gestione della qualità di accedere in modo rapido e semplice a tutti i documenti importanti. Inoltre, Windau utilizza le connessioni a database esterni come TRACES (EU-Bio), BRCGS e QS per accedere automaticamente a certificazioni e informazioni pertinenti. Questo collegamento semplifica l'aggiornamento e la convalida dei dati dei fornitori e riduce significativamente il lavoro manuale.
Aumento dell'efficienza: automatizzando le richieste e centralizzando l'archiviazione, sono stati eliminati i processi manuali che richiedevano molto tempo. Il team può ora concentrarsi su attività più importanti, poiché la gestione della documentazione dei fornitori richiede meno tempo.
Gestione di gruppi di prodotti e articoli: Simvia viene utilizzato in Windau per diversi gruppi di prodotti e articoli, tra cui:
Prodotti a base di carne: per i fornitori di carne, vengono raccolti e gestiti tutti i documenti pertinenti, come specifiche e certificati.
Materiali per involucri e imballaggi: esistono categorie separate per la gestione delle dichiarazioni di conformità, degli altri certificati di conformità e delle specifiche dei materiali per questo specifico gruppo di articoli.
Spezie e additivi: tutta la documentazione relativa a queste categorie di prodotti viene raccolta centralmente, migliorando significativamente il processo di acquisto.
Articoli tecnici: In futuro, Windau prevede di gestire tramite la piattaforma documenti quali specifiche delle macchine e schede tecniche per gli ausili alla produzione.
Ciascuno di questi gruppi di prodotti viene gestito in collaborazione tra gli uffici acquisti, controllo qualità e tecnico, al fine di garantire che la documentazione corretta sia accessibile e aggiornata per ogni reparto.
Trasparenza interna: la comunicazione interna tra l'ufficio acquisti e la direzione qualità è migliorata significativamente. Tutti i reparti interessati possono accedere agli stessi dati aggiornati. Ad esempio, l'ufficio acquisti può verificare rapidamente se le specifiche necessarie per un ordine sono disponibili senza dover interpellare la direzione qualità.
Result
Dall'introduzione di Simvia, Windau ha riscontrato un significativo miglioramento nell'efficienza della gestione documentale. Il database centralizzato e le richieste automatizzate di documenti hanno portato a una notevole riduzione del carico di lavoro e a una migliore supervisione. Documenti importanti come specifiche, dichiarazioni di conformità e certificati vengono ora gestiti in modo sistematico e puntuale.
Grazie al collegamento con database esterni come BRCGS e QS, Windau è sempre aggiornata su eventuali modifiche relative ai fornitori o alle certificazioni pertinenti. Ad esempio, tramite il collegamento con BRCGS, Windau è stata immediatamente informata quando un fornitore chiave di carne ha cambiato nome e numero GLN, un'informazione che altrimenti sarebbe potuta passare inosservata.
Inoltre, il team si sente più preparato per le prossime verifiche. Grazie alla gestione centralizzata e a una dashboard chiara, tutti i documenti necessari sono rapidamente accessibili in caso di ispezione. Ciò non solo infonde fiducia all'azienda, ma consente anche di risparmiare tempo prezioso nella preparazione e nello svolgimento delle verifiche.
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