CASESTUDIE
De ERP-integratie van KÖLLA met Simvia: een gesprek met Stefan Kusenberg
KÖLLA GmbH & Co. KG is een bedrijf met een complexe en internationale leveranciers- en klantenkring, gericht op het voldoen aan specifieke klantbehoeften door een helder overzicht te behouden van leverancierscertificeringen en toeleveringsketens. Met Simvia, gekoppeld aan hun ERP-systeem, kunnen ze leveranciersdocumenten digitaal vastleggen, gegevens in realtime synchroniseren en op de hoogte blijven via live feeds zoals GlobalG.A.P.
Uitdaging
Voordat we Simvia ontdekten, gebruikte KÖLLA een individueel geprogrammeerde oplossing op basis van MySQL, waarmee onze QA-afdeling certificaten, vragenlijsten en andere documenten kon uploaden en beheren. Er was wel een zoekfunctie, maar die was voor ons niet erg nuttig of handig. Het grootste probleem was dat de SQL-database volledig onafhankelijk van ons ERP-systeem opereerde en dat er geen synchronisatie tussen de twee systemen bestond.
Het zijn echter juist de certificaten die we in het ERP-systeem nodig hebben, waardoor veel processen tot nu toe dubbel en vooral handmatig moesten worden uitgevoerd. Daarom waren we op zoek naar een geïntegreerde oplossing die alle verzamelde leveranciersdocumenten bevat en beide systemen met elkaar verbindt.
Voordat we bij Simvia kwamen werken, was het extreem moeilijk om alle certificeringen van de betreffende leveranciers bij te houden om aan de eisen van de klant te kunnen voldoen. Uiteindelijk moest het kwaliteitsmanagement certificaten, zoals GlobalG.AP, individueel downloaden, gegevens toevoegen en ze vervolgens weer importeren. Een ander probleem was dat ons ERP-systeem ons niet in staat stelde de supply chain-structuren gedetailleerd in te zien. Dit resulteerde in een zeer gecompliceerd proces vanwege onze complexe en internationale leveranciers- en klantenkring.
Voor Simvia
In het verleden moesten we binnen ons kwaliteitsmanagement handmatig verschillende leveranciers blokkeren en deblokkeren om aan specifieke klantvereisten te voldoen. Deze aanpak was tijdrovend, omdat we alle leveranciers en hun gegevens, zoals certificeringen, handmatig moesten beheren.
Oplossing
We zochten een oplossing waarmee het ERP-systeem van KÖLLA de centrale schakel in onze processen zou blijven. Het was tevens een vereiste om het ERP-systeem te kunnen koppelen aan een database, zodat we sneller gegevens konden raadplegen bij ontvangst van een bestelling.
Ons doel was om gegevens zoals leveranciers- en producentendata in ons ERP-systeem te kunnen vastleggen en deze vervolgens te synchroniseren met een ondersteunend platform met databasekoppelingen. Daarnaast was het voor ons belangrijk om een beter inzicht te krijgen in de structuur van de toeleveringsketen.
KÖLLA zocht een partner voor de realisatie van een pilotproject op het gebied van digitalisering en automatisering. Simvia presenteerde zich als een jong, betrokken en dynamisch bedrijf.
Simvia maakt het mogelijk om leveranciersdocumenten automatisch vast te leggen en te beheren en biedt helder inzicht in de gehele toeleveringsketen, zodat te allen tijde aan de klantbehoeften kan worden voldaan. Dankzij realtime koppelingen met databases zoals GlobalG.AP zijn gebruikers altijd op de hoogte van eventuele risico's in de toeleveringsketen.
Dankzij de databasekoppelingen en de moeiteloze uitwisseling met leveranciers was het cloudgebaseerde platform Simvia de ideale oplossing voor ons.
Resultaat
Voor de toekomst van KÖLLA was de implementatie van Simvia absoluut de juiste beslissing. Gegevens die voorheen moeizaam handmatig werden beheerd, worden nu digitaal vastgelegd door Simvia. De gegevens zijn op elk moment toegankelijk en worden in realtime gesynchroniseerd met ons ERP-systeem. Hierdoor realiseert KÖLLA nu een enorme tijdsbesparing bij het beheer van leveranciers en hun gegevens.
Bovendien stelt de interface van Simvia ons in staat om toegang te krijgen tot een datapool zoals GlobalG.AP. Daarnaast helpt Simvia ons om een overzicht te behouden van alle actoren in de toeleveringsketen, wat bijvoorbeeld erg nuttig is voor IFS-certificeringen of het Chain of Custody-systeem.
Ten slotte zijn werkstappen die voorheen handmatig moesten worden uitgevoerd, nu geautomatiseerd. Dit betekent dat belangrijke besluitvormingsprocessen nu ook vereenvoudigd kunnen worden, wat de druk op kwaliteitsmanagement aanzienlijk verlicht. Het QM-team hoeft daardoor leveranciers niet langer handmatig te blokkeren en deblokkeren.
Simvia stelt ons ook in staat om efficiënter te werken in de inkoop, omdat het platform ons een goed overzicht geeft van de certificeringen van verschillende leveranciers. Dit helpt aanzienlijk om aan specifieke klantwensen te voldoen. Deze manier van werken zorgt ervoor dat elke klant alleen de correct gecertificeerde goederen ontvangt die hij of zij nodig heeft.
Whitepaper
Regulations
Download this Declaration of Conformity template
From August 2026, PPWR requires a signed Declaration of Conformity per packaging unit. This template shows you what to include, from material composition to substance compliance evidence and supplier declarations, so your documentation is complete, traceable and ready when authorities ask.
10 jul 2026
Whitepaper
Regulations
Score your PPWR Readiness: See where your company stands ahead of the August 12th deadline.
This checklist walks you through 5 phases of obligations, from the August 2026 deadline to 2040: substance restrictions, Declarations of Conformity, labelling, recycled content and format bans. Score your answers, find your gaps and get a clear readiness score that shows where to act first.
10 jul 2026
