CASESTUDIE
OGV Nordbaden eG bespaart meer dan 50% van de tijd op het beheer van leveranciersgegevens dankzij Simvia.
OGV Nordbaden eG is een bedrijf dat zich richt op het beheer van de naleving van leveranciersnormen. Het bedrijf verzamelt en beheert belangrijke leverancierscertificaten zoals IFS, QS, biologische certificeringen en regionale kwaliteitskeurmerken om auditklaar en conform de regelgeving te blijven.
.png)
Uitdaging
De uitdaging van het gebruik van spreadsheets voor het beheren van gegevens over de naleving van leveranciersvoorschriften.
"Voordat we Simvia implementeerden, verzamelden en beheerden we informatie over de naleving van de regelgeving door onze leveranciers met behulp van Microsoft Access en Excel-spreadsheets. Dit proces was extreem tijdrovend en omslachtig, omdat het handmatige aanvragen en herinneringen vereiste. Het handmatig aanvragen van certificaten zoals IFS, QS, regionale kwaliteitskeurmerken, biologische certificeringen en andere leveranciersdocumenten zoals nalevingsverklaringen en leveranciersverklaringen via e-mail was een grote uitdaging."
Daarnaast was het gebruik van Microsoft Access noch gebruiksvriendelijk noch intuïtief, waardoor slechts één persoon binnen het bedrijf de database kon programmeren wanneer er wijzigingen nodig waren. Deze afhankelijkheid van één persoon vormde een aanzienlijk risico en leidde tot knelpunten en vertragingen.
"De beslissing om Simvia te overwegen werd ingegeven door verschillende uitdagingen. Het gebrek aan gebruiksvriendelijkheid en de complexiteit van Excel-spreadsheets en Microsoft Access maakten efficiënt werken lastig. Het visualiseren van supply chain-structuren was onmogelijk en het onderhouden van de data was omslachtig en foutgevoelig. Het werd duidelijk dat een modernere en intuïtievere oplossing nodig was om aan de groeiende eisen van ons bedrijf te voldoen."
Voor Simvia
“ Voordat we Simvia gebruikten, waren we sterk afhankelijk van handmatige processen, die tijdrovend en foutgevoelig waren. Met Simvia hebben we niet alleen onze processen geoptimaliseerd, maar ook de beveiliging en nauwkeurigheid van onze compliancegegevens aanzienlijk verbeterd. Simvia is intuïtief in gebruik, wat de workflows van ons team enorm heeft vereenvoudigd. Het platform heeft ons geholpen leveranciersgegevens efficiënter te beheren, waardoor we minstens 50-60% van onze tijd besparen. ”
Oplossing
"Een belangrijke factor bij de keuze voor Simvia was het brede scala aan specifieke functies dat het platform biedt. Het compliance-overzicht, dat aanzienlijke toegevoegde waarde biedt, is met name belangrijk omdat het snelle en nauwkeurige zoekopdrachten naar leveranciers mogelijk maakt. Het gebruiksgemak van de zoekfunctie en de databasekoppelingen met QS en GLOBALG.AP hebben ons werk aanzienlijk vereenvoudigd. Bovendien maakt Simvia geautomatiseerde e-mailverzoeken, het aanmaken van onderleveranciers en het in kaart brengen van supply chain-structuren mogelijk, inclusief compliance-controles. Ook kunnen hiermee eenvoudig upstream-leveranciers vanuit directe leveranciers worden opgevraagd."
"Deze functies vereenvoudigen en versnellen onze processen aanzienlijk, wat resulteert in een flinke tijdsbesparing. Voordat we voor Simvia kozen, hebben we andere oplossingen overwogen, maar die voldeden niet aan onze specifieke eisen. Simvia bood een optimale oplossing die alle noodzakelijke functies combineerde en tegelijkertijd kosteneffectief en gebruiksvriendelijk was."
"De implementatie en onboarding van Simvia verliepen vlekkeloos. Het systeem werd snel geïntegreerd in onze dagelijkse workflow en het Simvia-team bood uitstekende ondersteuning. De intuïtieve gebruikersinterface en duidelijke instructies maakten de overgang gemakkelijker, waardoor medewerkers zich snel aan het nieuwe systeem konden aanpassen."
Resultaat
"Een van de belangrijkste voordelen van Simvia is de verhoogde beveiliging tijdens het auditproces. Met het platform zijn alle relevante documenten snel en eenvoudig toegankelijk, wat het auditproces aanzienlijk vereenvoudigt. Dit vermindert niet alleen de stress en onzekerheid tijdens audits, maar zorgt er ook voor dat het bedrijf te allen tijde aan de regelgeving voldoet. Onze auditors waren ook zeer onder de indruk van het platform en gaven positieve feedback over ons leveranciersmanagement."
Het compliance-overzicht, de efficiënte zoekfunctie en de databasekoppelingen met QS en GLOBALG.AP zijn bijzonder nuttig gebleken. Deze functies maken een snel en nauwkeurig beheer van leveranciersgegevens en compliance-informatie mogelijk. De mogelijkheid om eenvoudig te filteren en te zoeken op verschillende documenttypen en leveranciersinformatie verhoogt de flexibiliteit en efficiëntie van het gegevensbeheer.
"We raden andere bedrijven aan om het Simvia-platform te gebruiken voor toekomstige audits, mits alle relevante documenten en informatie actueel en volledig zijn. Het gebruik van de zoek- en filterfuncties kan tijdens audits veel tijd besparen. Daarnaast is het raadzaam om gebruik te maken van regelmatige updates en trainingen om het systeem optimaal te gebruiken en op de hoogte te blijven."
"Over het algemeen heeft Simvia onze operationele efficiëntie aanzienlijk verbeterd, werkprocessen vereenvoudigd en compliancebeheer gemakkelijker gemaakt. Het platform bespaart ons niet alleen minstens 50-60% van onze tijd, maar biedt ook meer gegevensbeveiliging en gebruiksvriendelijkheid, waardoor het een essentiële oplossing is voor ons bedrijf."
