Als je in de Nederlandse voedselketen werkt, is de kans groot dat je op enig moment met verhandelbaarheidsrapporten te maken hebt gehad. In dit artikel leggen we uit wat een verhandelbaarheidsrapport is en hoe het jouw bedrijf kan helpen compliant te blijven.

Wat is een verhandelbaarheidsrapport?

Een verhandelbaarheidsrapport is een rapport dat wordt gebruikt binnen Nederlandse certificerings- en ketensystemen (bijv. SKAL voor biologisch, Fairtrade, Rainforest Alliance, RSPO, enz.) om te laten zien hoeveel gecertificeerd product een bedrijf mag verhandelen.

Het helpt te verifiëren dat een bedrijf niet meer gecertificeerd volume verkoopt dan het heeft ingekocht, wat een kernvereiste is binnen de meeste Nederlandse en Europese chain-of-custody-systemen.

Veel certificeringsschema’s vereisen dat bedrijven duidelijke registraties bijhouden van gecertificeerde input en output. Een verhandelbaarheidsrapport is een document dat helpt om deze cijfers met elkaar te verbinden.

Het wordt gebruikt ter ondersteuning van audits om aan te tonen dat:

• je niet meer product verkoopt dan je hebt ingekocht

• je je chain-of-custody- of mass-balance-systeem correct beheert

• je administratie je certificeringsclaims ondersteunt

💡 Een verhandelbaarheidsrapport bestaat specifiek om ervoor te zorgen dat je chain-of-custody-regels correct worden nageleefd, ongeacht met welk certificeringsschema je werkt.

Hoe worden verhandelbaarheidsrapporten gebruikt?

Gecertificeerde ketens werken niet in een rechte lijn. Producten worden gemengd, verwerkt, herverpakt, gecombineerd en getransformeerd. Daarom is het moeilijk om te bepalen wat wel en niet gecertificeerd is. Om die reden gebruiken certificeringsinstanties verschillende chain-of-custody-modellen om te beschrijven hoe gecertificeerde producten moeten worden behandeld.

Het begrijpen van deze modellen is essentieel om te begrijpen waarom verhandelbaarheidsrapporten überhaupt bestaan.

Chain-of-custody

Elk certificeringsschema — SKAL, Fairtrade, Rainforest Alliance, RSPO en andere — heeft een manier nodig om ervoor te zorgen dat gecertificeerde claims geloofwaardig blijven. Daar komt chain-of-custody (CoC) om de hoek kijken. Dit is het regelboek dat beschrijft:

• hoe gecertificeerde goederen moeten worden ontvangen

• hoe ze mogen worden opgeslagen of verwerkt

• hoe ze mogen worden verkocht of gelabeld

• en, het allerbelangrijkste: hoe je dit aantoont

Maar omdat toeleveringsketens verschillen, kan niet elk product op dezelfde manier worden getraceerd. Daarom gebruiken schema’s verschillende modellen om zogenoemde “gecertificeerde stromen” te beheren.

Chain-of-custody-modellen

Identity Preserved

Het gecertificeerde product blijft fysiek gescheiden en herleidbaar tot één enkele oorsprong.

In deze modellen:

• Gecertificeerd product blijft gescheiden van niet-gecertificeerd product.

• Wat erin gaat, gaat er exact zo weer uit.

• Traceerbaarheid is fysiek en eenvoudig uit te leggen.

In theorie ideaal — maar in echte ketens (denk aan bulkgrondstoffen, sap, cacao, granen, ingrediënten) is dit niveau van scheiding kostbaar of simpelweg onmogelijk. In dat geval schakelen certificeringsinstanties over op een flexibeler model.

Segregated

Gecertificeerd product moet gescheiden blijven van niet-gecertificeerd product, maar mag afkomstig zijn van meerdere gecertificeerde bronnen.

• je mag gecertificeerde batches mengen

• je mag gecertificeerde en niet-gecertificeerde producten niet mengen

Dit wordt veel gebruikt voor biologische producten, sommige Fairtrade-producttypen en bepaalde voedingsingrediënten.

Mass balance

Mass balance staat toe dat bedrijven gecertificeerde en niet-gecertificeerde fysieke producten mengen, zolang de volumes kloppen.

Fysieke scheiding is niet nodig; administratieve nauwkeurigheid wel.

Bijvoorbeeld:

Als je 10 ton gecertificeerde cacao inkoopt, mag je maximaal 10 ton gecertificeerde cacao verkopen — zelfs als deze onderweg fysiek is gemengd met niet-gecertificeerde cacao.

Het is een eerlijk model, maar het is volledig afhankelijk van correcte administratie.

En precies daar raken bedrijven vaak de weg kwijt.

Waar komt de verwarring vandaan?

Elk certificeringsschema hanteert zijn eigen:

• terminologie

• regels voor balansberekeningen

• geldigheidsperiodes

• documentatie-eisen

• uitzonderingen en randgevallen (zoals verwerkingsverliezen, conversies, overdracht van voorraden)

Bedrijven die meerdere schema’s tegelijk beheren, moeten al snel bijhouden:

• mass balance voor het ene product,

• gescheiden stromen voor een ander,

• identity preserved partijen voor een nicheproduct,

• en meerdere auditperiodes tegelijk.

Zonder structuur wordt het al snel een doolhof.

Waarom is een verhandelbaarheidsrapport nodig?

Een verhandelbaarheidsrapport bestaat omdat deze chain-of-custody-modellen zo verschillend en soms contra-intuïtief zijn.

Het rapport geeft één eenvoudig, universeel antwoord dat geldt voor alle modellen:

Heeft het bedrijf voldoende gecertificeerde input om zijn gecertificeerde output te rechtvaardigen?

Ongeacht het schema, ongeacht het model — dit is de kernvereiste die auditors moeten kunnen verifiëren.

Het verhandelbaarheidsrapport vertaalt complexe certificeringslogica naar een overzichtelijke, transparante balans die laat zien:

• gecertificeerd ingekocht

• gecertificeerd verkocht

• resterend gecertificeerd

• en of het bedrijf volledig compliant is

Voor bedrijven neemt het giswerk weg en voor auditors neemt het twijfel weg. Het beschermt de geloofwaardigheid van elke gecertificeerde claim in de keten.

Wat bevat een verhandelbaarheidsrapport?

Hoewel formats kunnen verschillen per schema of systeem, bevat een typisch verhandelbaarheidsrapport meestal:

• Gecertificeerde inkopen: producten, hoeveelheden en leveranciers

• Gecertificeerde verkopen: producten, hoeveelheden, afnemers

• Resterend gecertificeerd saldo

• Certificeringsschema of -standaard (bijv. Biologisch/SKAL, Fairtrade, RFA)

• Tijdsperiode of auditperiode

• Ondersteunende documentatie (facturen, certificaten)

Het is in essentie een momentopname van je gecertificeerde productstromen.

Waarom is dit belangrijk?

Een verhandelbaarheidsrapport is er niet alleen om auditors tevreden te stellen. Het wordt ook gebruikt om:

• Je bedrijf te beschermen: het verkopen van meer gecertificeerd volume dan toegestaan kan leiden tot waarschuwingen of schorsing door certificeringsschema’s.

• Compliance aan te tonen: richting interne teams, partners en certificeringsinstanties, en hen vertrouwen te geven in je proces.

• Audits te ondersteunen: in plaats van zoeken in mappen of spreadsheets zorgen verhandelbaarheidsrapporten ervoor dat alles altijd klaar is voor audits.

Neem contact met ons op voor meer informatie.

Hoe Agriplace helpt bij het ontvangen, verwerken, labelen en certificeren van goederen

Veel bedrijven stellen deze rapporten nog steeds handmatig op, door spreadsheets, pakbonnen en e-mailketens aan elkaar te knopen. Dat werkt… tot het niet meer werkt.

Bij Agriplace zien we hoeveel tijd en stress het kan schelen wanneer gecertificeerde input- en outputdata automatisch worden gestructureerd, traceerbaar zijn en auditklaar. Een goed systeem verandert een rommelige taak in één overzicht dat altijd actueel is.

Met Agriplace krijg je:

1. Altijd volledig conforme en actuele productinformatie

2. Minder risico op productterugroepacties en verstoringen in de keten

3. 70% tijdsbesparing bij het beheren van leveranciers en hun data

Tot slot

Een verhandelbaarheidsrapport klinkt misschien als weer een administratieve verplichting, maar het speelt een cruciale rol in het opbouwen van vertrouwen binnen gecertificeerde ketens. Het zorgt ervoor dat bedrijven compliant blijven, auditors efficiënt kunnen werken en consumenten kunnen vertrouwen op de claims die op producten worden gemaakt.

Of je nu diep in je certificeringsprocessen zit, net begint of meerdere schema’s tegelijk beheert — teams die dit rapport begrijpen halen veel meer uit hun compliance management.

Begrippenlijst