In de voedingsmiddelen- en drankenindustrie zijn compliance-audits een cruciaal onderdeel van het waarborgen van kwaliteit, veiligheid en naleving van wet- en regelgeving. Deze audits vinden periodiek plaats, vaak naar aanleiding van wetswijzigingen, eisen van retailers of verlenging van certificeringen, om ervoor te zorgen dat bedrijven blijven voldoen aan de steeds veranderende industrienormen.

Inzicht in compliance-audits in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie

Compliance in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie betekent dat alle aspecten van de productie en het leveranciersbeheer – zoals voedselveiligheid, kwaliteitscontrole en traceerbaarheid – voldoen aan de wettelijke eisen (bijv. CSDDD) en de industrienormen (bijv. winkelspecifieke richtlijnen en vragenlijsten voor leveranciers).

Een audit is een gestructureerde beoordeling om te verifiëren of een bedrijf zich aan deze regelgeving en normen houdt. Tijdens een compliance-audit onderzoeken auditors procedures, documenten en werkwijzen om te bevestigen dat deze voldoen aan de wettelijke en brancheverwachtingen. Binnen de EU richten audits zich voornamelijk op twee belangrijke gebieden:

• Voedselveiligheids- en kwaliteitsvoorschriften : Audits controleren de naleving van EU-wetgeving en de eisen van detailhandelaren, waaronder de HACCP-principes, ISO 22000 en het EU-hygiënepakket. Veel bedrijven vertrouwen ook op erkende certificeringen zoals GLOBALGAP, BRCGS, FSSC 22000 en IFS, die verschillende aspecten van voedselveiligheid en -kwaliteit bestrijken, van primaire productie tot verwerking.

• Naleving van duurzaamheidsvoorschriften : Audits beoordelen hoe bedrijven voldoen aan de EU-regelgeving inzake duurzame inkoop, verpakking en milieu-impact, waaronder de EU-ontbossingsverordening ,de CSRD en de CSDDD in het kader van het EU-omnibusvoorstel .

Auditsucces garanderen: 4 cruciale vragen om uw nalevingsvoorbereiding te beoordelen

Naarmate toeleveringsketens complexer worden, vereisen compliance-audits een betere voorbereiding om vertragingen, overbelasting van resources en niet-nagekomen bestellingen te voorkomen. Hieronder vindt u vier gerichte vragen om de paraatheid van uw team te evalueren.

Vraag 1: Welke documentatie is essentieel voor een audit?

Goed voorbereid documentbeheer vormt de basis van een succesvolle audit. Om ervoor te zorgen dat uw team goed voorbereid is, kunt u zich richten op drie kerngebieden:

• Verplichte certificeringen voor voedselveiligheid en -kwaliteit : Zorg ervoor dat de documentatie voldoet aan de relevante normen (bijv. Global GAP voor primaire productie, BRCGS/FSSC 22000/IFS voor de productie).

• Leveranciers- en productconformiteitsgegevens : Zorg ervoor dat alle certificaten, overeenkomsten en traceerbaarheidsgegevens actueel en nauwkeurig zijn en de gehele toeleveringsketen bestrijken.

• Documenten inzake naleving van wet- en regelgeving: Deze omvatten documenten die ethische inkoop, milieu-impact en maatregelen op het gebied van maatschappelijk verantwoord ondernemen beschrijven, zoals CSRD, CSDDD en EUDR.

Vraag 2: Wat zijn de grootste uitdagingen om naleving te garanderen?

Het naleven van de regelgeving in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie wordt steeds complexer door veranderende wet- en regelgeving, groeiende eisen vanuit de toeleveringsketen en de behoefte aan accurate documentatie. Veel bedrijven stuiten op vergelijkbare obstakels die audits bemoeilijken. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste uitdagingen op het gebied van compliance:

• Het beheren van grote hoeveelheden documentatie : Voedselveiligheid en naleving van regelgeving vereisen uitgebreide documentatie, van leverancierscertificaten tot traceerbaarheidsgegevens. Dit resulteert vaak in een enorme hoeveelheid papierwerk, spreadsheets en e-mailconversaties om elk detail, elke certificeringsupdate en elke leverancier bij te houden. Zonder een gestructureerd systeem kan het beheren van deze documenten snel overweldigend worden, wat leidt tot zoekgeraakte documenten, verouderde informatie en inefficiëntie bij de voorbereiding op audits.

• Navigeren door complexe regelgeving : Het naleven van de regelgeving in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie is uitdagender dan ooit, omdat de regelgeving zich blijft ontwikkelen en verder reikt dan de traditionele voedselveiligheidseisen. Bedrijven moeten niet alleen voldoen aan de bestaande normen voor voedselveiligheid en -kwaliteit, maar ook aan bredere regelgeving met betrekking tot duurzaamheid, mensenrechten en maatschappelijk verantwoord ondernemen. Om deze veranderingen bij te benen, is continue analyse, aanpassing en coördinatie binnen de gehele toeleveringsketen vereist.

• Gebrek aan inzicht in naleving in meerdere ketens : Grote voedselvoorzieningsnetwerken omvatten vaak meerdere lagen van leveranciers, waaronder producenten van grondstoffen, verwerkers, distributeurs en exporteurs. Veel bedrijven hebben geen direct toezicht op leveranciers en producten in lagere ketens, waardoor het moeilijk is om ethische inkoop, traceerbaarheid en naleving op alle niveaus te verifiëren.

• Gebrek aan data-integratie : Veel bedrijven verzamelen enorme hoeveelheden compliance-gerelateerde informatie. Deze gegevens zijn echter vaak verspreid over meerdere platforms, afdelingen of zelfs in verouderde handmatige systemen zoals spreadsheets en e-mails. Zonder één centrale bron van informatie wordt het opvragen van cruciale compliance-documenten tijdens audits of inspecties tijdrovend en foutgevoelig.

Vraag 3: Wat gebeurt er tijdens een audit?

De audit begint doorgaans met een grondig onderzoek van de documentatie, waarbij auditors de geldigheid en volledigheid van de gegevens beoordelen, waaronder leverancierscertificaten, traceerbaarheidslogboeken, kwaliteitscontroleprocedures en eerdere auditrapporten. Ontbrekende, verouderde of onnauwkeurige documentatie kan aanleiding geven tot bezorgdheid over de naleving van de regelgeving.

Om de traceerbaarheid en transparantie van de toeleveringsketen te testen, vragen auditors vaak om steekproefsgewijze traceerbaarheidsoefeningen. Bedrijven moeten daarbij aantonen dat ze de oorsprong van een product, het traject door de toeleveringsketen en de nalevingsstatus ervan kunnen traceren. Als er tijdens de audit afwijkingen worden geconstateerd, moeten bedrijven bereid zijn om corrigerende maatregelenplannen te presenteren waarin wordt beschreven hoe ze de problemen zullen aanpakken en toekomstige incidenten zullen voorkomen.

Vraag 4: Welke proactieve stappen kunnen worden genomen om het succes van de audit te garanderen?

• Beoordeel de huidige nalevingsstatus.

  • Voer interne audits uit om tekortkomingen te identificeren vóór de officiële audit.

  • Zorg ervoor dat alle vereiste documenten actueel zijn.

• Documentatie ordenen en bijwerken

  • Verzamel belangrijke documenten zoals standaardwerkprocedures (SOP's), trainingslogboeken, leverancierscertificaten en eerdere auditrapporten.

  • Gebruik een digitaal systeem om documenten georganiseerd en toegankelijk te houden.

• Implementeer corrigerende maatregelen

  • Pak alle afwijkingen aan die tijdens interne beoordelingen zijn geconstateerd.

  • Stel duidelijke deadlines en verantwoordelijkheden vast voor verbeteringen.

Hoe Agriplace bedrijven helpt om aan de regelgeving te voldoen en zich voor te bereiden op audits.

1. Pas uw vereistenregels voor gegevensverzameling aan.

De module 'Goedkeuring in de toeleveringsketen' automatiseert het verzamelen en beheren van leveranciers- en productdocumenten, waaronder certificaten, inspectierapporten en laboratoriumanalyses, door deze te beheren in een uniform digitaal platform.

Door aanpasbare regels voor het ophalen van compliancegegevens te creëren, verzamelt het platform automatisch de informatie wanneer doelleveranciers verplichte documenten (bijv. GFSI-certificaten) rechtstreeks op het Agriplace-platform uploaden en publiceren. Dit elimineert handmatige opvolging en vermindert de administratieve werkdruk aanzienlijk.

Automatisering zorgt ervoor dat gegevens altijd actueel zijn en minimaliseert menselijke fouten. Realtime meldingen voor verlopende certificaten of ontbrekende documenten stellen teams in staat om proactief in te spelen op eventuele tekortkomingen en zorgen voor een goede auditvoorbereiding.

2. Compliance-overzicht: Proactieve monitoring van compliance-risico's

Het platform centraliseert alle leveranciers- en productdocumenten – van certificaten tot inspectieresultaten – in één geautomatiseerde opslagplaats. Naast opslag biedt het realtime inzicht in documenten die bijna verlopen of die moeten worden bijgewerkt, waardoor urgente nalevingsproblemen worden gesignaleerd. Door actuele leveranciers- en productgegevens, evenals nalevingsstatistieken, te verzamelen, identificeert het platform kwetsbaarheden zoals risicovolle leveranciers of niet-nagekomen verplichtingen. Met deze duidelijkheid kunnen bedrijven prioriteit geven aan corrigerende maatregelen, hun activiteiten afstemmen op leveranciers of afnemers en robuuste due diligence aantonen aan auditors – waardoor naadloze naleving in de gehele toeleveringsketen wordt gewaarborgd.

3. Naadloos verzoek voor risicomijdend management

Door gebruik te maken van inzichten in de naleving van regelgeving, maakt het platform gerichte certificaataanvragen mogelijk die aansluiten bij uw risicotolerantie. Zo kunnen bijvoorbeeld leveranciers met een hoog risico of producten zonder recente inspecties prioriteit krijgen voor urgente documentupdates.

Dankzij realtime tracking van de status van aanvragen (bijv. in behandeling, in uitvoering en wachtend op beoordeling) krijgt uw team volledig inzicht in de reactiesnelheid van leveranciers.

Dit helpt teams om:

• Anticipeer op vertragingen – signaleer vastgelopen aanvragen vroegtijdig en neem maatregelen om knelpunten te voorkomen.

• Voorkom dat documenten verlopen – ontvang automatische meldingen voor verlopende certificaten en zorg voor tijdige verlenging.

• Zorg voor auditbereidheid – Houd een duidelijk overzicht bij van aanvragen, inzendingen en goedkeuringen om aan te tonen dat aan de regels is voldaan.

Wil je meer weten?

Vraag een demo aan

Ontdek de toepassingsvoorbeelden van Dole

Veel bedrijven in de voedselketen worstelen met compliancebeheer. Een van de klanten van Agriplace, Dole UK, een toonaangevende fruitproducent en -verwerker, had problemen met het beheren van leverancierscertificeringen en auditdocumentatie. Na de implementatie van Agriplace hebben ze hun complianceprocessen succesvol gestroomlijnd, de administratieve last verminderd en hun auditbereidheid verbeterd. Hun ervaring benadrukt de groeiende behoefte aan digitale oplossingen voor compliancebeheer.

Slotgedachten

Compliance-audits in de voedingsmiddelen- en drankenindustrie worden steeds complexer, waardoor bedrijven slimmere en efficiëntere oplossingen voor compliancebeheer nodig hebben. Agriplace helpt bedrijven deze uitdagingen het hoofd te bieden door documentatie te vereenvoudigen, leveranciersverificatie te automatiseren en auditgereedheid te garanderen.