Fallstudie
Kundengeschichte Biofrusan
Biofrusan verwaltet komplexe Lieferanten-Compliance-Informationen über große Erzeugergenossenschaften mit vielen Unterauftragnehmern hinweg und stützt sich dabei auf Zertifizierungen wie BRC, GlobalG.A.P., IFS, Bio und Fairtrade, um jederzeit auditbereit zu sein.
Herausforderung
Die größte Herausforderung bestand in der zeitaufwändigen E-Mail-Korrespondenz und der regelmäßigen manuellen Prüfung von Compliance-Dokumenten. Es war frustrierend, den Überblick über lange Lieferketten mit zahlreichen Herstellern zu verlieren und ständig nach fehlenden oder abgelaufenen Dokumenten suchen zu müssen. Die manuelle Suche in externen Datenbanken nach aktuellen Lieferanteninformationen stellte eine zusätzliche Belastung dar. In diesem Zusammenhang bot die Einführung von Simvia eine bahnbrechende Lösung für diese Herausforderungen im Compliance-Management.
Vor Simvia
Vor der Implementierung von Simvia standen wir vor Herausforderungen im Bereich Compliance-Management. Die Verwaltung der Lieferanten-Compliance-Informationen erwies sich als komplex. Die Verwendung von Excel-Tabellen zur Nachverfolgung von Ablaufdaten war ineffizient, ebenso wie eine proprietäre Qualitätskontrollplattform, die sich als zu komplex und unübersichtlich erwies. Dokumente wurden auf Festplatten gespeichert und Zertifikate manuell per E-Mail gesammelt. Dies führte nicht nur zu einem Verlust der Kontrolle, sondern auch zu erheblichem Zeitverlust und Unsicherheit, insbesondere bei der Verwaltung großer Erzeugergenossenschaften mit zahlreichen Subunternehmern. Sobald die zuständige Person im Urlaub war, war die Dokumentenerfassung nicht mehr vollständig gewährleistet. Die Vertretung musste jedes Mal aktualisiert werden, was ebenfalls zeitaufwändig war.
Lösung
Die herausragenden Lösungen von Simvia umfassen die Integration von Datenbankverbindungen wie BRC und GlobalG.AP, was ein umfassendes und automatisiertes Datenmanagement ermöglicht. Das System ruft automatisch und in Echtzeit alle BRC- und GlobalG.AP-Zertifizierungsstatus von Lieferanten ab, um beispielsweise die Einhaltung der Anforderungen von Integrated Farm Assurance (IFS) und GRASP zu überprüfen. Die Fähigkeit der Plattform, Lieferantenfragebögen, Lieferantenerklärungen, Konformitätsbescheinigungen, Produkt- und Verpackungsspezifikationen sowie IFS-, Bio- und Fairtrade-Zertifikate und weitere Dokumente automatisch zu erfassen, minimiert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern gewährleistet auch eine konsistente und zuverlässige Datenerfassung.
Die automatisierten Anfragen und Benachrichtigungen von Simvia haben den gesamten Informationserfassungsprozess deutlich vereinfacht. Früher mussten Dokumente manuell per E-Mail gesammelt werden, was zu einer hohen Fehlerquote und ineffizienter Kommunikation führte. Mit der Simvia-Plattform geschieht dies automatisch, was nicht nur Zeit spart, sondern auch die Genauigkeit und Vollständigkeit der gesammelten Informationen gewährleistet.
Das Simvia-Dashboard bietet einen klaren und umfassenden Überblick über den Konformitätsstatus. Dies ermöglicht eine effektive Selbstüberwachung und minimiert den Bedarf an zeitaufwändigen manuellen Prüfungen. Die Möglichkeit, Produkt- und Verpackungsspezifikationen zu speichern, trägt zusätzlich dazu bei, alle relevanten Informationen zentral zu bündeln und stets den Überblick zu behalten. Dank der Flexibilität von Simvia können wir individuelle Anpassungen vornehmen und auf sich ändernde Anforderungen reagieren. Dies ist entscheidend, um nicht nur den aktuellen Bedarf zu decken, sondern auch zukünftige Entwicklungen zu begleiten.
Ergebnis
Die Einführung von Simvia hat unser Compliance-Management deutlich verbessert. Vorher verbrachten wir viel Zeit mit der manuellen Dokumentenprüfung und der Kommunikation mit Lieferanten. Diese zeitaufwändigen Prozesse gehören nun der Vergangenheit an, da Simvia uns rund 70 % unserer Zeit erspart. Die Plattform ermöglicht es uns, das Dashboard täglich in wenigen Minuten zu überprüfen, was zu erheblichen Zeiteinsparungen und gesteigerter Effizienz führt.
Mit Simvia fühlen wir uns sicherer, insbesondere bei Audits. Der schnelle Zugriff auf alle notwendigen Dokumente kurz vor dem Audit verbessert nicht nur die Auditvorbereitung, sondern hat auch positives Feedback von IFS Broker-Auditoren und EU-Organic-Auditoren hervorgerufen. Die Plattform hat zudem die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen deutlich verbessert. Automatisierte Anfragen und die Möglichkeit, Nachrichten zu hinterlassen, ermöglichen einen transparenten Informationsaustausch. Dies fördert nicht nur die interne Zusammenarbeit zwischen Qualitätsmanagement, Vertrieb und Einkauf, sondern verbessert auch die Flexibilität und Anpassungsfähigkeit an sich ändernde Anforderungen.
Ein weiterer wichtiger Fortschritt ist die Sicherung des Wissens und die Möglichkeit, Abwesenheiten zu überbrücken. Simvia ermöglicht eine bessere Dokumentation des Wissens über Compliance-Anforderungen. Die Plattform ist auch während Abwesenheiten nahtlos zugänglich, was die Kontinuität verbessert.
Die Plattform erleichtert zudem die Erfüllung von Kundenwünschen erheblich. Selbst in Abwesenheit der primär zuständigen Person können automatisch angeforderte Dokumente schnell gefunden und an die Kunden weitergeleitet werden.
Unsere Tipps für Unternehmen, die die Simvia-Plattform nutzen möchten:
Nutzen Sie die Testversion ausgiebig, um alle Funktionen kennenzulernen.
Binden Sie verschiedene Abteilungen aktiv in die Nutzung der Plattform ein.
Erkunden Sie die Funktionen für automatisierte Anfragen und Benachrichtigungen, um sie optimal zu nutzen.
Ermutigen Sie das Team, die Plattform aktiv zu erkunden, um ihre Möglichkeiten und Vorteile besser zu verstehen.
Insgesamt hat die Simvia-Plattform nicht nur unsere Compliance-Management-Prozesse optimiert, sondern auch zu höherer Effizienz, verbesserter Audit-Sicherheit und optimiertem Kundenservice geführt. Biofrusan empfand die Implementierung und das Onboarding von Simvia als angenehm und unkompliziert.
Alle Fragen in der Einführungsphase wurden klar beantwortet, und die Benutzeroberfläche erwies sich als sehr intuitiv. Die Testversion ermöglichte es mir, die Funktionen gründlich zu erkunden, was das Verständnis und die Akzeptanz förderte. Selbst für weniger technikaffine Nutzer war Simvia einfach und effektiv zu bedienen. Darüber hinaus wird die Plattform ständig weiterentwickelt und dadurch immer benutzerfreundlicher. Besonders hervorzuheben ist auch der Kundensupport: Die Simvia-Mitarbeiter sind jederzeit bereit, bei Fragen oder Unklarheiten zu helfen.
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31. März 2026
