CASE STUDY
Caso di successo di Biofrusan
Biofrusan gestisce informazioni complesse sulla conformità dei fornitori all'interno di grandi cooperative di produttori con numerosi subappaltatori, affidandosi a certificazioni come BRC, GlobalG.A.P., IFS, biologico e Fairtrade per essere sempre pronta a eventuali audit.
Challenge
La sfida maggiore era rappresentata dalla lunga e complessa corrispondenza via e-mail e dalla regolare revisione manuale dei documenti di conformità. Perdere il filo delle lunghe catene di fornitura con numerosi produttori e dover costantemente cercare documenti mancanti o scaduti era frustrante. La ricerca manuale di informazioni aggiornate sui fornitori in database esterni costituiva un ulteriore onere. In questo contesto, l'introduzione di Simvia ha offerto una soluzione rivoluzionaria a queste problematiche di gestione della conformità.
Prima di Simvia
Prima di implementare Simvia, abbiamo riscontrato difficoltà nella gestione della conformità. La gestione delle informazioni relative alla conformità dei fornitori si è rivelata complessa. L'utilizzo di fogli di calcolo Excel per tenere traccia delle date di scadenza era inefficiente, così come una piattaforma proprietaria per il controllo qualità, troppo complessa e confusionaria. I documenti venivano archiviati su dischi rigidi e i certificati raccolti manualmente via e-mail. Questo non solo comportava una perdita di controllo, ma anche una notevole perdita di tempo e incertezza, soprattutto nella gestione di grandi cooperative di produttori con numerosi subappaltatori. Quando la persona responsabile era in ferie, la raccolta dei documenti non era più completamente sicura. Il sostituto doveva essere aggiornato ogni volta, il che richiedeva ulteriore tempo.
Solution
Le eccellenti soluzioni di Simvia includono l'integrazione di connessioni a database come BRC e GlobalG.AP, che si traducono in una gestione dei dati completa e automatizzata. Il sistema recupera automaticamente e in tempo reale tutti gli stati di certificazione BRC e GlobalG.AP dei fornitori per verificare la conformità ai requisiti di Integrated Farm Assurance e GRASP, ad esempio. La capacità della piattaforma di raccogliere automaticamente questionari dei fornitori, dichiarazioni dei fornitori, dichiarazioni di conformità, specifiche di prodotto e di imballaggio, nonché certificati IFS, biologici e Fairtrade e altri documenti non solo ha ridotto al minimo il lavoro manuale, ma ha anche garantito una raccolta dati coerente e affidabile.
Le richieste e le notifiche automatizzate di Simvia hanno semplificato notevolmente l'intero processo di raccolta delle informazioni. In precedenza, i documenti dovevano essere raccolti manualmente via e-mail, con conseguente elevato margine di errore e comunicazione inefficiente. Con la piattaforma Simvia, questo processo avviene automaticamente, il che non solo consente di risparmiare tempo, ma garantisce anche l'accuratezza e la completezza delle informazioni raccolte.
La dashboard di Simvia offre una panoramica chiara e completa dello stato di conformità. Ciò consente un efficace automonitoraggio e riduce al minimo la necessità di controlli manuali che richiedono molto tempo. La possibilità di memorizzare le specifiche di prodotto e di imballaggio contribuisce ulteriormente a consolidare tutte le informazioni rilevanti in un'unica posizione centrale e a mantenere una visione d'insieme. Grazie alla flessibilità di Simvia, possiamo apportare modifiche personalizzate e rispondere ai requisiti in continua evoluzione. Questo è fondamentale non solo per soddisfare le esigenze attuali, ma anche per monitorare gli sviluppi futuri.
Result
L'introduzione di Simvia ha apportato miglioramenti significativi alla gestione della conformità per la nostra azienda. Prima di utilizzare Simvia, dedicavamo molto tempo al controllo manuale dei documenti e alla comunicazione con i fornitori. Questi processi dispendiosi in termini di tempo appartengono ormai al passato, poiché Simvia ci fa risparmiare circa il 70% del nostro tempo. La piattaforma ci consente di consultare la dashboard quotidianamente in pochi minuti, con conseguente notevole risparmio di tempo e maggiore efficienza.
Con Simvia ci sentiamo più sicuri, soprattutto durante gli audit. Avere tutta la documentazione necessaria a portata di mano poco prima dell'audit non solo migliora la preparazione, ma ha anche generato riscontri positivi da parte degli auditor di IFS Broker e degli auditor biologici dell'UE. La piattaforma ha inoltre migliorato significativamente la comunicazione tra i vari reparti. Le richieste automatizzate e la possibilità di lasciare messaggi facilitano lo scambio trasparente di informazioni. Ciò non solo promuove la collaborazione interna tra gestione della qualità, vendite e acquisti, ma migliora anche la flessibilità e l'adattabilità alle mutevoli esigenze.
Un altro importante progresso riguarda la conservazione delle conoscenze e la possibilità di coprire le assenze. Simvia ha reso possibile una migliore documentazione delle conoscenze relative ai requisiti di conformità. La piattaforma è accessibile senza interruzioni anche durante le assenze, con conseguente miglioramento della continuità operativa.
La piattaforma semplifica inoltre notevolmente la gestione delle richieste dei clienti. Anche in assenza della persona responsabile principale, i documenti richiesti automaticamente possono essere reperiti rapidamente e trasmessi ai clienti.
Ecco i nostri consigli per le aziende che desiderano utilizzare la piattaforma Simvia:
Utilizzate ampiamente la versione di prova per comprenderne tutte le funzionalità.
Coinvolgere attivamente i diversi dipartimenti nell'utilizzo della piattaforma.
Esplora le funzionalità di richieste e notifiche automatiche per sfruttarle al meglio.
Incoraggiate il team a esplorare attivamente la piattaforma per comprenderne meglio le funzionalità e i vantaggi.
Nel complesso, la piattaforma Simvia non solo ha ottimizzato i nostri processi di gestione della conformità, ma ha anche portato a una maggiore efficienza, a una migliore sicurezza degli audit e a un servizio clienti più efficiente. Biofrusan ha trovato l'implementazione e l'onboarding di Simvia piacevoli e semplici.
Durante la fase introduttiva, tutte le domande hanno ricevuto risposte chiare e l'interfaccia utente si è dimostrata molto intuitiva. La versione di prova mi ha permesso di esplorare a fondo le funzionalità, facilitandone la comprensione e l'utilizzo. Anche per gli utenti meno esperti di tecnologia, Simvia si è rivelata facile ed efficace. Inoltre, la piattaforma è in continua evoluzione, il che la rende sempre più intuitiva. Merita una menzione anche l'assistenza clienti, poiché gli operatori di Simvia sono sempre pronti ad aiutare in caso di domande o dubbi.
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