Che cos'è un rapporto di responsabilità negoziabile e perché è importante?

Un verhandelbaarheidsrapport è un rapporto utilizzato nei sistemi olandesi di certificazione e di gestione della filiera (ad esempio, SKAL per il biologico, Fairtrade, Rainforest Alliance, RSPO, ecc.) per indicare la quantità di prodotto certificato che un'azienda è autorizzata a commercializzare .

Contribuisce a verificare che un'azienda non venda un volume certificato superiore a quello effettivamente acquistato, requisito fondamentale nella maggior parte dei sistemi di tracciabilità olandesi ed europei.

Molti schemi di certificazione richiedono alle aziende di tenere registri precisi degli input e degli output certificati. Un rapporto di negoziazione (verhandelbaarheidsrapport) è un documento che può aiutare a collegare questi dati.

Viene utilizzato a supporto delle verifiche contabili per dimostrare che:

• Non stai vendendo più prodotti di quanti ne hai acquistati

• stai gestendo correttamente la tua catena di custodia o il tuo bilancio di massa

• La vostra amministrazione supporta le vostre dichiarazioni di certificazione.

💡 Un rapporto di conformità commerciale (verhandelbaarheidsrapport) serve proprio a garantire che le regole relative alla catena di custodia vengano rispettate correttamente, indipendentemente dallo schema di certificazione utilizzato.

Come vengono utilizzati i verhandelbaarheidsrapporten?

Le catene di approvvigionamento certificate non si sviluppano in linea retta. I prodotti vengono miscelati, lavorati, riconfezionati, combinati e trasformati. Per questo motivo è difficile definire cosa sia stato certificato e cosa no. Ecco perché gli enti di certificazione utilizzano diversi modelli di tracciabilità per descrivere come i prodotti certificati devono essere gestiti.

Comprendere questi modelli è fondamentale per capire perché esistono i rapporti di assicurazione commerciale (verhandelbaarheidsrapporten) .

Catena di custodia

Ogni schema di certificazione, come SKAL, Fairtrade, Rainforest Alliance, RSPO e altri, necessita di un modo per garantire che le dichiarazioni certificate rimangano credibili. È qui che entra in gioco la catena di custodia (CoC) . Si tratta del regolamento che descrive:

• come devono essere ricevuti i prodotti certificati

• come possono essere conservati o elaborati

• come possono essere venduti o etichettati

• e soprattutto: come dimostrarlo

Ma poiché le catene di approvvigionamento sono diverse, non tutti i prodotti possono essere tracciati allo stesso modo. Per questo motivo, i vari sistemi utilizzano modelli differenti per gestire quelli che vengono definiti "flussi certificati".

Modelli di catena di custodia:

Identità preservata

Il prodotto certificato rimane fisicamente separato e tracciabile fino a un'unica origine.

In questi modelli:

• I prodotti certificati rimangono separati dai prodotti non certificati.

• Ciò che entra è esattamente ciò che esce.

• La tracciabilità è un concetto fisico e semplice da spiegare.

Ottima idea in teoria, ma nelle catene di approvvigionamento reali (pensiamo a materie prime sfuse, succhi di frutta, cacao, cereali, ingredienti) questo livello di separazione è costoso o semplicemente impossibile. È in questi casi che gli enti di certificazione passano a un modello più flessibile.

Segregato

I prodotti certificati devono rimanere separati dai prodotti non certificati, ma possono provenire da diverse fonti certificate.

• è possibile mescolare lotti certificati

• non è possibile mescolare prodotti certificati e non certificati

Questo termine è ampiamente utilizzato per i prodotti biologici, alcune tipologie di prodotti del commercio equo e solidale e determinati ingredienti alimentari.

Bilancio di massa

Il bilancio di massa consente alle aziende di mescolare prodotti fisici certificati e non certificati , a condizione che i volumi rimangano veritieri.

Non serve la segregazione fisica; serve l'accuratezza amministrativa .

Per esempio:

Se acquisti 10 tonnellate di cacao certificato, puoi venderne al massimo 10 tonnellate . Anche se durante il trasporto viene mischiato con cacao non certificato.

È un modello equo, ma si basa interamente su una corretta tenuta della contabilità.

Ed è proprio qui che spesso le aziende si perdono.

Da dove nasce questa confusione?

Ogni schema di certificazione stabilisce i propri requisiti:

• terminologia

• regole di calcolo del saldo

• periodi di validità

• requisiti di documentazione

• eccezioni e casi limite (come perdite di elaborazione, conversioni, scorte di riporto)

Le aziende che gestiscono molteplici progetti si ritrovano presto a dover monitorare:

• bilancio di massa per un prodotto,

• flussi separati per un altro,

• l'identità ha preservato molti prodotti di nicchia,

• e più periodi di revisione contemporaneamente.

Senza una struttura, diventa un labirinto.

Perché è necessario il rapporto di approvazione?

Esiste un rapporto di interdipendenza commerciale perché questi modelli di catena di custodia sono così diversi e talvolta controintuitivi.

Il rapporto fornisce una risposta semplice e universale, valida per tutti i modelli:

L'azienda dispone di input certificati in quantità sufficiente a giustificare gli output certificati?

A prescindere dallo schema, a prescindere dal modello, questo è il requisito fondamentale che i revisori devono verificare.

Il rapporto di bilancio traduce la complessa logica di certificazione in un bilancio trasparente e di facile lettura che mostra:

• certificato in

• certificato fuori

• restante completato

• e se l'azienda è pienamente conforme

Per le aziende elimina le congetture, e per i revisori elimina i dubbi. Protegge la credibilità di ogni dichiarazione certificata nella catena di fornitura.

Cosa comprende un verhandelbaarheidsrapport?

Sebbene i formati possano variare a seconda dello schema o del sistema, un tipico verhandelbaarheidsrapport di solito mostra:

• Acquisti certificati: prodotti, quantità e fornitori

• Vendite certificate: prodotti, quantità, acquirenti

• Saldo certificato rimanente

• Schema o standard di certificazione (ad es. Biologico/SKAL, Commercio Equo e Solidale, RFA)

• Periodo di tempo o periodo di revisione

• Documentazione giustificativa (fatture, certificati)

Si tratta essenzialmente di un'istantanea dei flussi dei vostri prodotti certificati.

Perché è importante?

Un rapporto di conformità contrattuale non serve solo a soddisfare i revisori dei conti. Serve anche a:

• Proteggi la tua azienda: la vendita di un numero di volumi certificati superiore al dovuto può comportare avvertimenti o la sospensione dagli schemi di certificazione.

• Dimostra la conformità: ai team interni, ai partner e agli enti di certificazione, infondendo loro fiducia nel tuo processo.

• Audit di supporto: invece di rovistare tra cartelle o fogli di calcolo, i report di negoziazione garantiscono che tutto sia sempre pronto.

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Come Agriplace aiuta a ricevere, elaborare, etichettare e certificare le merci

Molte aziende creano ancora questi report manualmente, mettendo insieme fogli di calcolo, bolle di consegna e scambi di email. Funziona... finché non smette di funzionare.

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Considerazioni finali

Un rapporto di conformità commerciale (verhandelbaarheidsrapport) potrebbe sembrare un semplice adempimento amministrativo, ma svolge un ruolo chiave nella creazione di fiducia lungo le filiere di fornitura certificate. Garantisce che le aziende rimangano conformi, che gli auditor possano svolgere il proprio lavoro in modo efficiente e che i consumatori possano fare affidamento sulle dichiarazioni riportate sui prodotti.

Che siate nel pieno dei processi di certificazione, che siate agli inizi o che gestiate contemporaneamente diversi schemi, i team che comprendono questo report ottengono molto di più dalla gestione della conformità.

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